Tidrapportering
Ett tidrapporteringssystem för att hantera nedlagd tid, fakturerbar tid och avvikelser. Dessutom kopplingar till samtliga moduler och kan automatgenerera underlag för både lön och fakturering.
Nedlagd tid & fakturerbar tid
Tidrapportering via mobilapp
Underlag för lön
Underlag för fakturering
Hantering av komp
Tidssaldo i realtid
Hantering av frånvaro & avvikelser
Enkel attestering
Exempel på funktioner i modulen
Koppla till alla moduler
Öka lönsamheten med tidrapportering
Enkel rapportering
Låt medarbetare enkelt rapportera in nedlagda timmar. Du kan också med hjälp av inställningar ställa in så användarna rapporterar exakta klockslag för de verksamheter som kräver det. I samband med rapportering av nedlagd tid finns det även möjlighet att ange fakturerbar tid. Genom att skilja på dessa kan du anpassa fakturaunderlaget som genereras. Exempel: Ett arbete som har tagit 30 min i nedlagd tid men ska faktureras 60 min, eller tvärtom där ett ärende som har tagit 3 timmar men som endast ska faktureras 1 timme.
Datorer eller mobil?
Alla företag jobbar på olika sätt och har olika behov när det kommer till rapportering av tid – som är den viktigaste resursen. För dig som jobbar i kontorsmiljö och har tillgång till en dator så är desktopvyn den mest optimala vyn för rapportering. För att förenkla tidrapportering för kollegor som arbetar på fält så finns det en mobilapp där man med hjälp av några få knapptryckningar kan registrera sin tid.
Koppling till moduler
Skapa tidrapporter utan några kopplingar och tala om för systemet hur många timmar du har arbetat generellt. Eller så skapar du en tidrapport kopplad till en specifik modul direkt (exempelvis projekt, arbetsorder, ärende m.fl). På så sätt kan du som anställd få en smidig överblick över dina rapporterade tider i ett projekt eller arbetsorder, och administratören kan enkelt se hur mycket tid varje anställd har lagt ner på specifika delar. Du kan skriva noteringar och kommentarer och välja om det ska hamna i löneunderlaget och/eller arbetsrapporten.
Förenkla faktureringen
Skapa egna aktiviteter och få en detaljerad översikt över vilka kategorier som det läggs ner mest tid på. Du kan också koppla varje aktivitet till en fakturerbar artikel från ditt artikelregister och på så sätt automatisera generering av order i samband med att du skapar en tidrapport. Exempel: Du väljer aktiviteten ”projektering” som i sin tur är kopplad till en fakturerbar artikel. När du rapporterar 4 timmar projektering så har systemet möjlighet att generera en order per automatik i bakgrunden samtidigt som den registrerar din tidrapport.
Förenkla administrationen
För varje period går det ut en påminnelse till de anställda om att det är dags att godkänna och skicka in sina rapporterade tider. Löneadministratören får en överblick över månaden och kan per anställd godkänna/neka tidrapporter. Du kan också bestämma per individ om personen ska godkänna sina tidrapporter eller endast avvikelser. Du som har Fortnox Lön integration aktiverad kan med en knapptryckning få över samtliga tider och avvikelser till ditt löneprogram. Alt exportera en XML-fil för att läsa in i exempelvis program som Hogia.
Öka lönsamheten
Få koll på företagets rapporterade tider och använd rapporter för att öka lönsamheten för hela verksamheten och se hur du kan effektivisera olika delar i verksamheten. Med hjälp av rapporter kan du:
– Jämföra olika kunder/ avdelningar/ anställdas rapporterade tider
– Hur mycket av en medarbetares tid som är debiterbar eller fakturerbar
– Fördelning av de rapporterade tider utifrån olika aktiviteter och kategorier
Kundkonversation
Kommunicera direkt med kunden via systemet genom ärenden, order eller arbetsorder. Konversationen sparas för teamets översikt och enkelt samarbete. Kunden får krypterat e-mail eller loggar in i kundportalen för att läsa och svara på meddelanden. Effektiviserar support, minskar svarstider och ökar kundnöjdheten.
Automationsregler
Skapa egna automatiserade regler för vad som ska hända vid specifika aktiviteter och vilka notifieringar som ska triggas när. Du kan t ex se till att du alltid får en påminnelse två dagar innan en deadline eller att det skapas en notis till ansvarig kollega vid vald händelse.
Generella funktioner
Uppgifter
Inga fler lösa lappar eller bortglömda uppgifter. Här skapar du enkelt uppgifter som du kan lägga på dig själv eller en kollega med tydlig deadline och prioritet! I Lobbyn har du alltid en aktuell överblick av vilka uppgifter som ska vara klara idag, i morgon eller nästa vecka.
Formulär & checklistor
Tidrapportering
Få en tydlig sammanfattning av nedlagd tid i de olika modulerna, skilj på nedlagd tid och fakturerbar tid och välj om du vill rapportera tid i timmar och minuter eller utifrån exakta klockslag. Förutom att rapportera tid som kan kopplas till fakturerbara aktiviteter så kan du också skapa extra orderrader i samband med tidrapportering när det tillkommer artiklar som inte blivit fakturerade tidigare.
Dokument & filer
Händelser & interna kommentarer
I händelseloggen kan du följa olika aktiviteter och faser i samtliga moduler – vad som har genomförts och när det skett. Du får en effektiv överblick av alla händelser och om du letar efter något eller vill göra en kollega uppmärksam på en del i processen så kan du skriva en kommentar och tagga personen som då får en notis om detta.
Android & iOS
WorkCloud App
Det har aldrig varit enklare att ge en nulägesbild till dina kollegor, var ni än befinner er. Med WorkCloud app så interagerar och administrerar ni företaget i realtid!
Du har ständig tillgång till alla kontakter, offerter, projektets faser och deadlines. Var du än är kan du smidigt rapportera tid, hantera utlägg, lägga order eller föra in uppgifter som annars riskerar att glömmas bort.
Och oavsett vilken tid på dygnet du föredrar att arbeta så kan du enkelt hantera dina arbetsorder och ärenden i appen. Precis var och när du vill!
Automationsregler
Skapa egna regler för de olika moduler som triggar igång notifieringar i notiscenter.
Exempel på triggers: status, datum, faser, specifika åtgärder m.m.
FAQ
Vanliga frågor
Tidrapportering är samlad data om dina anställdas arbetade tider, utfört arbete samt eventuell frånvaro som semester och sjukdom. Med en effektiv och smidig tidrapportering får företaget en överblick över samtliga timmar.
Ett tidrapporteringssystem är ett administrativt stöd som förenklar stegen mellan bland annat arbetad tid, fakturering och sammanställning av projekttimmar.
Med WorkClouds modul för tidrapportering kan den anställde enkelt rapportera sin tid direkt in i systemet via dator, mobil eller ipad. Modulen kan anpassas efter just ditt företags behov och kommer att underlätta lönehantering, tidrapporter och administration kring ärenden, projekt och mycket mer.
