WorkCloud
Orderhanteringssystem & orderhantering
- Förenkla orderhantering
- Integration Fortnox
- Skapa garantiobjekt
- ROT, RUT & Grön Teknik
- Prognos & statistik
- Uppföljning
- Koppla till flera moduler
- Kontakt via Kundkonversationer
WorkCloud
Exempel på funktioner i modulen
Psst, du kan klicka på + för att läsa mer
Integration
Fortnox
När du fakturerar kan du antingen själv hantera de godkända fakturorna eller använda dig av WorkClouds integration med Fortnox. Denna integration gör att systemet automatiskt skickar fakturorna till faktureringsprogrammet när de godkänts. När man skapar en ny order finns det möjlighet att ändra inköpspriser på befintliga artiklar, per rad. Detta följer med per automatik i orderrader. I samband med ny order kan du välja att få upp en varning som påminner om förfallna kundfakturor och en totalsumma för dessa.
Integration
Fortnox
Överblick
Order- & radstatus
Överblick
Order- & radstatus
Här finns möjlighet att skapa egna statusar och radstatusar, bestämma sortering, ange egna färger, och skapa koppling mellan varandra. Du kan också skilja på radstatus och orderstatus om t ex fyra av fem produkter i din order har levererats men en är försenad så kan du ange dessa olika status per respektive rad.
Koppling till flera moduler
Skapa order
Koppling till flera moduler
Skapa order
Du har möjlighet att skapa order från andra moduler så som, projekt, ärenden, tidrapport, arbetsorder men du kan också i efterhand gå in och koppla en befintlig order till en modul.
Uppföljning
Prognos & statistik
uppföljning
Prognos & statistik
Ange uppskattat antal timmar och resurser per order och få en prognos över kommande timmar och resurser för order med möjlighet att filtrera på kund, anställd, kontor eller avdelning. Håll koll på din orderhantering genom att se statistik över hur många order som skapats och klarmarkerats på exempelvis ett år, hur stor del av den totala summan som utgjort arbetskostnad och produktkostnad, etc.
meddela
Orderbekräftelse via systemet
meddela
Orderbekräftelse via systemet
Skriv ut orderbekräftelsen eller skicka den via e-post till en eller flera mottagare, direkt via systemet. Du kan också skriva ut följesedlar.
Grön Teknik, ROT & RUT
Husarbete
Grön Teknik, ROT & RUT
Husarbete
Stöd för att skapa underlag för order med ROT, RUT & Grön Teknik. I inställningar kan du hantera parametrar som t ex standardtyp av husarbete, maxbelopp och procentsats. Det finns även möjlighet att aktivera husarbete per automatik utifrån förvalda inställningar från artikelregistret.
Fakturera orderrader
Delfakturering
Fakturera orderrader
Delfakturering
Välj en eller flera rader i en order och skapa en faktura i Fortnox av dessa, innan resterande rader är färdiga för fakturering. En order kan alltså ha flera Fortnox-fakturor kopplade till sig. Se sedan vid summering av ordern hur mycket som är ”Kvar att fakturera”. Samtliga delfakturor presenteras i ordern!
Betallänkar
Swish, Svea eller Nets
Betallänkar
Swish, Svea eller Nets
Skapa betallänkar från en order och skicka ut det antingen via e-post eller SMS till kunden. När kunden har betalat via valt betalsätt (Swish, Svea eller Nets) skapas det en kontantfaktura i Fortnox och en kopia hämtas till WorkCloud.
android & apple
WorkCloud app
Det har aldrig varit enklare att ge en nulägesbild till dina kollegor, var ni än befinner er. Med WorkCloud app så interagerar och administrerar ni företaget i realtid! Du har ständig tillgång till alla kontakter, offerter, projektets faser och deadlines. Var du än är kan du smidigt rapportera tid, hantera utlägg, lägga order eller föra in uppgifter som annars riskerar att glömmas bort. Och oavsett vilken tid på dygnet du föredrar att arbeta så kan du enkelt hantera dina arbetsorder och ärenden i appen. Precis var och när du vill!
Inställningar
Allmänna inställningar
Beroende på behörighet kan du välja att se hela företagets, dina egna eller din grupps projekt. Genom att filtrera på exempelvis ansvarig, kund eller projektfas kan du på ett effektivt sätt få en anpassad överblick pågående och avslutande projekt. Du kan också anpassa modulen efter er verksamhet, välja standardvärde för ex leveranssätt och villkor samt skapa relation mellan orderstatus och radstatus och en tidslinje.
kommunicera via systemet
Kundkonversation
allmänna inställningar
Automationsregler
Skapa egna automatiserade regler för vad som ska hända vid specifika aktiviteter och vilka notifieringar som ska triggas när. Du kan t ex se till att du alltid får en påminnelse två dagar innan en deadline eller att det skapas en notis till ansvarig kollega vid vald händelse.
WorkCloud
Generella funktioner
Scrolla ner för att läsa mer om varje funktion
generella funktioner
Händelser & interna kommentarer
I händelseloggen kan du följa olika aktiviteter och faser i samtliga moduler – vad som har genomförts och när det skett. Du får en effektiv överblick av alla händelser och om du letar efter något eller vill göra en kollega uppmärksam på en del i processen så kan du skriva en kommentar och tagga personen som då får en notis om detta.
välj vilka notifikationer du vill ha
Automationsregler
Skapa egna regler för de olika moduler som triggar igång notifieringar i notiscenter. Exempel på triggers: status, datum, faser, specifika åtgärder m.m.
Affärsmöjligheter
Skapad av: Demo WorkCloud
Fas: Offert besvarad
Typ av automation: Notismeddelande
Meddelande: Offert besvarades, påbörja projektering.
Regeln gäller: Alla
Skickas till: Projektgruppen
Ärendehantering
Skapad av: Demo WorkCloud
Status: Brådskande
Typ av automation: Notismeddelande
Meddelande: En brådskande service har kommit.
Regeln gäller: Alla
Skickas till: Service & Support
Arbetsorder
Skapad av: Demo WorkCloud
Från status: Väntar på kund Till status: Klar för leverans
Typ av automation: Notismeddelande
Meddelande: Skicka order.
Regeln gäller: Alla
Skickas till: Orderavdelningen
