Orderhanteringssystem & orderhantering
I den här modulen samlas fakturaunderlag som du skapat antingen direkt i Order-modulen eller via t.ex. ett ärende, projekt eller en tidrapport. Du kan dessutom använda WorkClouds integration med Fortnox.
Förenkla orderhantering
Integration Fortnox
Skapa garantiobjekt
ROT, RUT & Grön Teknik
Prognos & statistik
Uppföljning
Koppla till flera moduler
Kontakt via kundkonversationer
Exempel på funktioner i modulen
Samlad överblick
Orderhanteringssystem integrerat med Fortnox
Integration
När du fakturerar kan du antingen själv hantera de godkända fakturorna eller använda dig av WorkClouds integration med Fortnox. Denna integration gör att systemet automatiskt skickar fakturorna till faktureringsprogrammet när de godkänts. När man skapar en ny order finns det möjlighet att ändra inköpspriser på befintliga artiklar, per rad. Detta följer med per automatik i orderrader. I samband med ny order kan du välja att få upp en varning som påminner om förfallna kundfakturor och en totalsumma för dessa.
Överblick
Här finns möjlighet att skapa egna statusar och radstatusar, bestämma sortering, ange egna färger och skapa koppling mellan varandra. Du kan också skilja på radstatus och orderstatus om t.ex. fyra av fem produkter i din order har levererats men en är försenad så kan du ange dessa olika status per respektive rad.
Koppling till flera moduler
Du har möjlighet att skapa order från andra moduler så som, projekt, ärenden, tidrapport, arbetsorder men du kan också i efterhand gå in och koppla en befintlig order till en modul.
Uppföljning
Ange uppskattat antal timmar och resurser per order och få en prognos över kommande timmar och resurser för order med möjlighet att filtrera på kund, anställd, kontor eller avdelning. Håll koll på din orderhantering genom att se statistik över hur många order som skapats och klarmarkerats på exempelvis ett år, hur stor del av den totala summan som utgjort arbetskostnad och produktkostnad, etc.
Meddela
Skriv ut orderbekräftelsen eller skicka den via e-post till en eller flera mottagare, direkt via systemet. Du kan också skriva ut följesedlar.
Grön Teknik, ROT & RUT
Stöd för att skapa underlag för order med ROT, RUT & Grön Teknik. I inställningar kan du hantera parametrar som t.ex. standardtyp av husarbete, maxbelopp och procentsats. Det finns även möjlighet att aktivera husarbete per automatik utifrån förvalda inställningar från artikelregistret.
Fakturera orderrader
Välj en eller flera rader i en order och skapa en faktura i Fortnox av dessa, innan resterande rader är färdiga för fakturering. En order kan alltså ha flera Fortnox-fakturor kopplade till sig. Se sedan vid summering av ordern hur mycket som är ”Kvar att fakturera”. Samtliga delfakturor presenteras i ordern!
Betallänkar
Skapa betallänkar från en order och skicka ut det antingen via e-post eller SMS till kunden. När kunden har betalat via valt betalsätt (Swish, Svea eller Nets) skapas det en kontantfaktura i Fortnox och en kopia hämtas till WorkCloud.
Kundkonversation
Kommunicera direkt med kunden via systemet genom ärenden, order eller arbetsorder. Konversationen sparas för teamets översikt och enkelt samarbete. Kunden får krypterat e-mail eller loggar in i kundportalen för att läsa och svara på meddelanden. Effektiviserar support, minskar svarstider och ökar kundnöjdheten.
Automationsregler
Skapa egna automatiserade regler för vad som ska hända vid specifika aktiviteter och vilka notifieringar som ska triggas när. Du kan t ex se till att du alltid får en påminnelse två dagar innan en deadline eller att det skapas en notis till ansvarig kollega vid vald händelse.
Generella funktioner
Uppgifter
Inga fler lösa lappar eller bortglömda uppgifter. Här skapar du enkelt uppgifter som du kan lägga på dig själv eller en kollega med tydlig deadline och prioritet! I Lobbyn har du alltid en aktuell överblick av vilka uppgifter som ska vara klara idag, i morgon eller nästa vecka.
Formulär & checklistor
Tidrapportering
Få en tydlig sammanfattning av nedlagd tid i de olika modulerna, skilj på nedlagd tid och fakturerbar tid och välj om du vill rapportera tid i timmar och minuter eller utifrån exakta klockslag. Förutom att rapportera tid som kan kopplas till fakturerbara aktiviteter så kan du också skapa extra orderrader i samband med tidrapportering när det tillkommer artiklar som inte blivit fakturerade tidigare.
Dokument & filer
Händelser & interna kommentarer
I händelseloggen kan du följa olika aktiviteter och faser i samtliga moduler – vad som har genomförts och när det skett. Du får en effektiv överblick av alla händelser och om du letar efter något eller vill göra en kollega uppmärksam på en del i processen så kan du skriva en kommentar och tagga personen som då får en notis om detta.
Android & iOS
WorkCloud App
Det har aldrig varit enklare att ge en nulägesbild till dina kollegor, var ni än befinner er. Med WorkCloud app så interagerar och administrerar ni företaget i realtid!
Du har ständig tillgång till alla kontakter, offerter, projektets faser och deadlines. Var du än är kan du smidigt rapportera tid, hantera utlägg, lägga order eller föra in uppgifter som annars riskerar att glömmas bort.
Och oavsett vilken tid på dygnet du föredrar att arbeta så kan du enkelt hantera dina arbetsorder och ärenden i appen. Precis var och när du vill!
Automationsregler
Skapa egna regler för de olika moduler som triggar igång notifieringar i notiscenter.
Exempel på triggers: status, datum, faser, specifika åtgärder m.m.
