WorkCloud

Orderhanteringssystem & orderhantering

I den här modulen samlas fakturaunderlag som du skapat antingen direkt i Order-modulen eller via t ex ett ärende, projekt eller en tidrapport. Du kan dessutom använda WorkClouds integration med Fortnox.

Samlad överblick

Orderhanteringssystem integrerat med Fortnox

WorkCloud

Exempel på funktioner i modulen

Klicka på knapparna för att se mer
pil-turkos

Psst, du kan klicka på + för att läsa mer

Integration

Fortnox

När du fakturerar kan du antingen själv hantera de godkända fakturorna eller använda dig av WorkClouds integration med Fortnox. Denna integration gör att systemet automatiskt skickar fakturorna till faktureringsprogrammet när de godkänts. När man skapar en ny order finns det möjlighet att ändra inköpspriser på befintliga artiklar, per rad. Detta följer med per automatik i orderrader. I samband med ny order kan du välja att få upp en varning som påminner om förfallna kundfakturor och en totalsumma för dessa.

Integration

Fortnox

Överblick

Order- & radstatus

Överblick

Order- & radstatus

Här finns möjlighet att skapa egna statusar och radstatusar, bestämma sortering, ange egna färger, och skapa koppling mellan varandra. Du kan också skilja på radstatus och orderstatus om t ex fyra av fem produkter i din order har levererats men en är försenad så kan du ange dessa olika status per respektive rad.

Koppling till flera moduler

Skapa order

Koppling till flera moduler

Skapa order

Du har möjlighet att skapa order från andra moduler så som, projekt, ärenden, tidrapport, arbetsorder men du kan också i efterhand gå in och koppla en befintlig order till en modul.

Uppföljning

Prognos & statistik

uppföljning

Prognos & statistik

Ange uppskattat antal timmar och resurser per order och få en prognos över kommande timmar och resurser för order med möjlighet att filtrera på kund, anställd, kontor eller avdelning. Håll koll på din orderhantering genom att se statistik över hur många order som skapats och klarmarkerats på exempelvis ett år, hur stor del av den totala summan som utgjort arbetskostnad och produktkostnad, etc.

meddela

Orderbekräftelse via systemet

meddela

Orderbekräftelse via systemet

Skriv ut orderbekräftelsen eller skicka den via e-post till en eller flera mottagare, direkt via systemet. Du kan också skriva ut följesedlar.

Grön Teknik, ROT & RUT

Husarbete

Grön Teknik, ROT & RUT

Husarbete

Stöd för att skapa underlag för order med ROT, RUT & Grön Teknik. I inställningar kan du hantera parametrar som t ex standardtyp av husarbete, maxbelopp och procentsats. Det finns även möjlighet att aktivera husarbete per automatik utifrån förvalda inställningar från artikelregistret.

Fakturera orderrader

Delfakturering

Fakturera orderrader

Delfakturering

Välj en eller flera rader i en order och skapa en faktura i Fortnox av dessa, innan resterande rader är färdiga för fakturering. En order kan alltså ha flera Fortnox-fakturor kopplade till sig. Se sedan vid summering av ordern hur mycket som är ”Kvar att fakturera”. Samtliga delfakturor presenteras i ordern!

Betallänkar

Swish, Svea eller Nets

Betallänkar

Swish, Svea eller Nets

Skapa betallänkar från en order och skicka ut det antingen via e-post eller SMS till kunden. När kunden har betalat via valt betalsätt (Swish, Svea eller Nets) skapas det en kontantfaktura i Fortnox och en kopia hämtas till WorkCloud.

Workcloud-CRM-App

android & apple

WorkCloud app

Det har aldrig varit enklare att ge en nulägesbild till dina kollegor, var ni än befinner er. Med WorkCloud app så interagerar och administrerar ni företaget i realtid! Du har ständig tillgång till alla kontakter, offerter, projektets faser och deadlines. Var du än är kan du smidigt rapportera tid, hantera utlägg, lägga order eller föra in uppgifter som annars riskerar att glömmas bort. Och oavsett vilken tid på dygnet du föredrar att arbeta så kan du enkelt hantera dina arbetsorder och ärenden i appen. Precis var och när du vill!

Förenkla orderhantering
 Integration Fortnox
Skapa garantiobjekt
ROT, RUT & Grön Teknik
Prognos & statistik
Uppföljning
Koppla till flera moduler
Kontakt via Kundkonversationer

Inställningar

Allmänna inställningar

Beroende på behörighet kan du välja att se hela företagets, dina egna eller din grupps projekt. Genom att filtrera på exempelvis ansvarig, kund eller projektfas kan du på ett effektivt sätt få en anpassad överblick pågående och avslutande projekt. Du kan också anpassa modulen efter er verksamhet, välja standardvärde för ex leveranssätt och villkor samt skapa relation mellan orderstatus och radstatus och en tidslinje.

kommunicera via systemet

Kundkonversation

Kommunicera med kund direkt via systemet! Genom att kommunicera via exempelvis ett ärende, order eller arbetsorder så sparas konversationen och alla i ditt team kan se vad som sagts eller vad du och kunden har kommit överens om. Kunden får ett krypterat e-mail eller loggar in i kundportalen för att läsa meddelanden och kan såklart även själv svara på dessa. Att ha allt samlat på ett och samma ställe förenklar support, förkortar svarstider och ger en högre upplevd kundnöjdhet.

allmänna inställningar

Automationsregler

Skapa egna automatiserade regler för vad som ska hända vid specifika aktiviteter och vilka notifieringar som ska triggas när. Du kan t ex se till att du alltid får en påminnelse två dagar innan en deadline eller att det skapas en notis till ansvarig kollega vid vald händelse.

WorkCloud

Generella funktioner

Scrolla ner för att läsa mer om varje funktion

workcloud-handelselogg-kommentarer

generella funktioner

Händelser & interna kommentarer

I händelseloggen kan du följa olika aktiviteter och faser samtliga moduler – vad som har genomförts och när det skett. Du får en effektiv överblick av alla händelser och om du letar efter något eller vill göra en kollega uppmärksam på en del i processen så kan du skriva en kommentar och tagga personen som då får en notis om detta. 

välj vilka notifikationer du vill ha

Automationsregler

Skapa egna regler för de olika moduler som triggar igång notifieringar i notiscenter. Exempel på triggers: status, datum, faser, specifika åtgärder m.m.

Affärsmöjligheter

Skapad av: Demo WorkCloud

Fas: Offert besvarad

Typ av automation: Notismeddelande

Meddelande: Offert besvarades, påbörja projektering.

Regeln gäller: Alla

Skickas till: Projektgruppen

Ärendehantering

Skapad av: Demo WorkCloud

Status: Brådskande

Typ av automation: Notismeddelande

Meddelande: En brådskande service har kommit.

Regeln gäller: Alla

Skickas till: Service & Support

Arbetsorder

Skapad av: Demo WorkCloud

Från status: Väntar på kund Till status: Klar för leverans

Typ av automation: Notismeddelande

Meddelande: Skicka order.

Regeln gäller: Alla

Skickas till: Orderavdelningen

Kontakta oss

Kom ihåg att inte uppge några känsliga personuppgifter som t.ex. personnummer eller lösenord m.m. För mer information se vår integritetspolicy.