WorkCloud

Ärendehanteringssystem & ärendehantering

Skapa ärenden både åt dig själv och dina kollegor. Sätt deadline, välj ansvarig person, skapa arbetsbeskrivning, ärendefiler och följ kommentarerna för att få både en tydlig översikt och ökad kundnöjdhet.

effektiviserad kundsupport

Ärendehanteringssystem med egna formulär & checklistor

WorkCloud

Exempel på funktioner i modulen

Klicka på knapparna för att se mer
pil-turkos

Psst, du kan klicka på + för att läsa mer

ärende

Tilldela eller skicka förfrågan

Du kan antingen tilldela en viss person ett ärende eller skicka en förfrågan till en grupp med förslag att ta över ansvaret. Har företaget flera kontor så förenklar det här era rutiner genom att ni kan skapa en grupp per kontor och tilldela ärenden

ärende

Tilldela eller skicka förfrågan

kundportal

Gör ärenden synliga för kund

kundportal

Gör ärenden synliga för kund

I Kundportalen kan kunden både se, följa och skapa egna ärenden av den typ som du gjort tillgängliga för kunden. I inställningar väljer du vilka ärenden som kund ska kunna lägga själv, exempelvis service eller garantiärende men även när deadline ska sättas och vilken prioritet ärendet ska ha.

automatisering

Återkommande ärenden

automatisering

Återkommande ärenden

Förenkla processen för återkommande ärenden genom att låta systemet generera dessa per automatik till varje användare. Välj period för det återkommande ärendet och hur ofta det ska inträffa, bestäm sedan övriga inställningar så som ansvarig, typ, prio, beskrivning mm.

kundkonveration

Förenkla dialog

kundkonversation

Förenkla dialog

Du kan på ett enkelt sätt kommunicera med kund via systemet och på så sätt säkerställa att all historik finns samlat på ett ställe för övrig personal att kunna ta del av. På så sätt fastnar inte ett svar från kund i en anställds mailbox och kanske fördröjer ärendet. Tvåvägskommunikationen sker via krypterad länk.

externa affärsmöjligheter

Ärenden via API

externa affärsmöjligheter

Ärenden via API

WorkCloud har fullt stöd för att kunna skapa ärenden från exempelvis företagets hemsida eller andra externa system via API. Du som är administratör i systemet kan hantera API-nycklar och bestämma standardinställningar för ärenden som kommer in via API.

Tydlig överblick

Objekt & anläggning

Tydlig överblick

Objekt & Anläggning

Ibland kan det vara en fördel att samla ärenden på ett skapat objekt i stället för på en kund. Det här förenklar er administration exempelvis om kunden har flera anläggningar eller viss teknisk utrustning och du vill kunna följa historiken på just den anläggningen eller utrustningen. Du kan själv skapa flera objekt som i sin tur tillhör en befintlig kund.

Workcloud-CRM-App

android & apple

WorkCloud app

Det har aldrig varit enklare att ge en nulägesbild till dina kollegor, var ni än befinner er. Med WorkCloud app så interagerar och administrerar ni företaget i realtid! Du har ständig tillgång till alla kontakter, offerter, projektets faser och deadlines. Var du än är kan du smidigt rapportera tid, hantera utlägg, lägga order eller föra in uppgifter som annars riskerar att glömmas bort. Och oavsett vilken tid på dygnet du föredrar att arbeta så kan du enkelt hantera dina arbetsorder och ärenden i appen. Precis var och när du vill!

Service & garanti
Hantering av eftermarknad
Spårbarhet
Rapporter
Låt kunden se och följa ärendet
Tidrapportering och fakturering
Nöjdare kunder 
Ökad produktivitet och servicekänsla

Google maps integration

Geografisk översikt

Kartvyn ger dig en geografisk översikt av dina eller samtliga ärenden. Du kan filtrera funktionen bl.a. på personer och ärendetyp, välja att endast se ärenden som ännu inte är tilldelade eller filtrera på ärendestatus.

skräddarsytt

Allmänna inställningar

Du kan anpassa modulen helt efter just din verksamhet och ert sätt att hantera ärenden. Skapa egna ärendetyper med egna fält, prioriteringar och vilka flikar i detaljvyn som ska vara synliga och hur de ska visas. Du kan också anpassa ärenden för kundportalen och välja vilka olika typer av ärenden som kund ska kunna lägga själv.

Kommunicera via systemet

Kundkonversation

Kommunicera med kund direkt via systemet! Genom att kommunicera via exempelvis ett ärende, order eller arbetsorder så sparas konversationen och alla i ditt team kan se vad som sagts eller vad du och kunden har kommit överens om. Kunden får ett krypterat e-mail eller loggar in i kundportalen för att läsa meddelanden och kan såklart även själv svara på dessa. Att ha allt samlat på ett och samma ställe förenklar support, förkortar svarstider och ger en högre upplevd kundnöjdhet.

egen anpassning

Automationsregler

Skapa egna automatiserade regler för vad som ska hända vid specifika aktiviteter och vilka notifieringar som ska triggas när. Du kan t ex se till att du alltid får en påminnelse två dagar innan en deadline eller att det skapas en notis till ansvarig kollega vid vald händelse.

WorkCloud

Generella funktioner

Scrolla ner för att läsa mer om varje funktion

workcloud-handelselogg-kommentarer

generella funktioner

Händelser & interna kommentarer

I händelseloggen kan du följa olika aktiviteter och faser samtliga moduler – vad som har genomförts och när det skett. Du får en effektiv överblick av alla händelser och om du letar efter något eller vill göra en kollega uppmärksam på en del i processen så kan du skriva en kommentar och tagga personen som då får en notis om detta. 

välj vilka notifikationer du vill ha

Automationsregler

Skapa egna regler för de olika moduler som triggar igång notifieringar i notiscenter. Exempel på triggers: status, datum, faser, specifika åtgärder m.m.

Affärsmöjligheter

Skapad av: Demo WorkCloud

Fas: Offert besvarad

Typ av automation: Notismeddelande

Meddelande: Offert besvarades, påbörja projektering.

Regeln gäller: Alla

Skickas till: Projektgruppen

Ärendehantering

Skapad av: Demo WorkCloud

Status: Brådskande

Typ av automation: Notismeddelande

Meddelande: En brådskande service har kommit.

Regeln gäller: Alla

Skickas till: Service & Support

Arbetsorder

Skapad av: Demo WorkCloud

Från status: Väntar på kund Till status: Klar för leverans

Typ av automation: Notismeddelande

Meddelande: Skicka order.

Regeln gäller: Alla

Skickas till: Orderavdelningen