Ärendehanteringssystem & ärendehantering
Skapa ärenden både åt dig själv och dina kollegor. Sätt deadline, välj ansvarig person, skapa arbetsbeskrivning, ärendefiler och följ kommentarerna för att få både en tydlig översikt och ökad kundnöjdhet.
Service & garanti
Hantering av eftermarknad
Spårbarhet
Rapporter
Låd kunden se och följa ärendet
Tidrapportering & fakturering
Nöjdare kunder
Ökad produktivitet & servicekänsla
Exempel på funktioner i modulen
Effektiviserad kundsupport
Ärendehanteringssystem med egna formulär & checklistor
Ärende
Du kan antingen tilldela en viss person ett ärende eller skicka en förfrågan till en grupp med förslag att ta över ansvaret. Har företaget flera kontor så förenklar det här era rutiner genom att ni kan skapa en grupp per kontor och tilldela ärenden
Kundportal
I kundportalen kan kunden både se, följa och skapa egna ärenden av den typ som du gjort tillgängliga för kunden. I inställningar väljer du vilka ärenden som kunden ska kunna lägga själv, exempelvis service eller garantiärende men även när deadline ska sättas och vilken prioritet ärendet ska ha.
Automatisering
Förenkla processen för återkommande ärenden genom att låta systemet generera dessa per automatik till varje användare. Välj period för det återkommande ärendet och hur ofta det ska inträffa, bestäm sedan övriga inställningar så som ansvarig, typ, prio, beskrivning, mm.
Kundkonversation
Du kan på ett enkelt sätt kommunicera med en kund via systemet och på så sätt säkerställa att all historik finns samlat på ett ställe för övrig personal att kunna ta del av. På så sätt fastnar inte ett svar från en kund i en anställds mailbox och kanske fördröjer ärendet. Tvåvägskommunikationen sker via krypterad länk.
Externa ärenden
WorkCloud har fullt stöd för att kunna skapa ärenden från exempelvis företagets hemsida eller andra externa system via API. Du som är administratör i systemet kan hantera API-nycklar och bestämma standardinställningar för ärenden som kommer in via API.
Tydlig överblick
Ibland kan det vara en fördel att samla ärenden på ett skapat objekt istället för på en kund. Det här förenklar er administration exempelvis om kunden har flera anläggningar eller viss teknisk utrustning och du vill kunna följa historiken på just den anläggningen eller utrustningen. Du kan själv skapa flera objekt som i sin tur tillhör en befintlig kund.
Skapa ärende på en orderrad
Knyt ärenden direkt till orderrader! Med den här funktionen kan du enkelt skapa och koppla ärenden till specifika orderrader. Perfekt för att låta kunder skicka felanmälningar, reklamationer och returer direkt via kundportalen i ordermodulen, vilket gör processen smidigare och mer transparent för alla parter.
Möjligheten att skapa ärenden kan enkelt begränsas genom att sätta upp villkor! På så sätt kan du styra när och hur ärenden får skapas, vilket ger dig full kontroll över processen och säkerställer att ärenden endast skapas vid rätt tillfällen.
Exempel på villkor:
- Minsta ordervärde för att få skapa ett ärende
- Exkludera artiklar som är markerade som utgående i artikelkortet
- Exkludera artiklar som är inaktiva i artikelregistret
- Exkludera artiklar som inte är markerade som webbvara i artikelkortet
- Exkludera artiklar där det har gått mer än X antal dagar från orderns leveransdatum
Rätt Process för Varje Ärendetyp
Spara tid och minska administrationen med fördefinierade inställningar för olika ärendetyper! Genom att koppla specifika inställningar till varje ärendetyp effektiviserar du hanteringen och säkerställer att rätt processer följs automatiskt.
Avrapporteringsmallar för fältpersonal
För att underlätta återrapporteringen för fältpersonalen kan du skapa avrapporteringsmallar som tilldelas olika ärendetyper. Dessa mallar används vid tidrapportering och gör processen smidigare. När tidrapporteringen sker lägger systemet automatiskt till de artiklar som ingår i den valda avrapporteringsmallen.
Till exempel: vid tidrapportering för ärendetypen ”jour” lägger systemet automatiskt till extra orderrader för ”servicebil” och ”extra jouravgift”.
Kundkonversation
Kommunicera direkt med kunden via systemet genom ärenden, order eller arbetsorder. Konversationen sparas för teamets översikt och enkelt samarbete. Kunden får krypterat e-mail eller loggar in i kundportalen för att läsa och svara på meddelanden. Effektiviserar support, minskar svarstider och ökar kundnöjdheten.
Automationsregler
Skapa egna automatiserade regler för vad som ska hända vid specifika aktiviteter och vilka notifieringar som ska triggas när. Du kan t ex se till att du alltid får en påminnelse två dagar innan en deadline eller att det skapas en notis till ansvarig kollega vid vald händelse.
Generella funktioner
Uppgifter
Inga fler lösa lappar eller bortglömda uppgifter. Här skapar du enkelt uppgifter som du kan lägga på dig själv eller en kollega med tydlig deadline och prioritet! I Lobbyn har du alltid en aktuell överblick av vilka uppgifter som ska vara klara idag, i morgon eller nästa vecka.
Formulär & checklistor
Tidrapportering
Få en tydlig sammanfattning av nedlagd tid i de olika modulerna, skilj på nedlagd tid och fakturerbar tid och välj om du vill rapportera tid i timmar och minuter eller utifrån exakta klockslag. Förutom att rapportera tid som kan kopplas till fakturerbara aktiviteter så kan du också skapa extra orderrader i samband med tidrapportering när det tillkommer artiklar som inte blivit fakturerade tidigare.
Dokument & filer
Händelser & interna kommentarer
I händelseloggen kan du följa olika aktiviteter och faser i samtliga moduler – vad som har genomförts och när det skett. Du får en effektiv överblick av alla händelser och om du letar efter något eller vill göra en kollega uppmärksam på en del i processen så kan du skriva en kommentar och tagga personen som då får en notis om detta.
Android & iOS
WorkCloud App
Det har aldrig varit enklare att ge en nulägesbild till dina kollegor, var ni än befinner er. Med WorkCloud app så interagerar och administrerar ni företaget i realtid!
Du har ständig tillgång till alla kontakter, offerter, projektets faser och deadlines. Var du än är kan du smidigt rapportera tid, hantera utlägg, lägga order eller föra in uppgifter som annars riskerar att glömmas bort.
Och oavsett vilken tid på dygnet du föredrar att arbeta så kan du enkelt hantera dina arbetsorder och ärenden i appen. Precis var och när du vill!
Automationsregler
Skapa egna regler för de olika moduler som triggar igång notifieringar i notiscenter.
Exempel på triggers: status, datum, faser, specifika åtgärder m.m.
FAQ
Vanliga frågor
Ett ärendehanteringssystem är ett informationssystem vars uppgift är att stötta verksamheten och administrationen av ärenden. Systemet används bl a för att säkra att alla ärenden genomförs, åtgärdas, dokumenteras, rapporteras och följs upp.
Med ett ärendehanteringssystem får organisationen hjälp att prioritera, samla in data samt identifiera de olika delarna i ett ärende eller projekt, samt specificera vem som ansvarar för vad.
Med WorkClouds ärendehanteringssystem kan du lättöverskådligt följa ärenden steg för steg, skapa checklistor, dokumentera och förenkla dialogen i ärendet eller till kund.
