Projektverktyg & projekthantering
Ett smidigt projektverktyg för projekt med olika delmoment och uppgifter. Koppla personer till olika projekt, skapa arbetsorder, rapportera tid, ladda upp filer, håll koll på budget och deadlines!
Skapa projektmallar
Budget & extra kostnader (ÄTA)
Bjud in samarbetspartner
Egna checklistor och statusar
Projektdagbok & dokument
Koppling till arbetsorder & ärenden
Betalplaner & lyft
Ekonomisk översikt & fakturaunderlag
Exempel på funktioner i modulen
Håll koll
Enkelt projektverktyg för smartare projektplanering
Projektfaser
Med hjälp av kanbanvyn i projektverktyget kan ni strukturera alla projekt genom att lägga in dem i olika faser eller kategorier som ni själva skapar i inställningarna. Exempelvis ”Pågående”, ”Planerade projekt”, ”Interna projekt”, ”Inväntar leverans”, osv. Tidslinjen ger dig en smidig helhetsöverblick över alla projekt och deras delprojekt och enskilda uppgifter, med status, start- och slutdatum. Du kan på ett enkelt sätt redigera delprojekt och uppgifter direkt från översiktsvyn utan att behöva lämna den.
Förenkla fakturering
Bestäm hur många lyft du vill skapa och systemet genererar fram förslag. För varje lyft kan du självklart göra korrigeringar. När din betalplan är redo kan du via systemet skicka ut den till kunden som får godkänna/neka. När du har en godkänd betalplan kan du med hjälp av en knapptryckning generera fram order utifrån dina betalplaner.
Extern partner
För varje delprojekt har du möjlighet att bjuda in en samarbetspartner som kan godkänna/neka uppdraget via kundportalen. Per delprojekt bestämmer du också vilken information som ska vara synlig för samarbetspartner och vad partnern kan göra med delprojektet. T.ex. visa/ändra status, uppgifter, filer, m.m. Du kan också kommunicera med partnern direkt via systemet för att underlätta kommunikationen.
Återkommande projekt
Skapa egna projektmallar och uppgiftsmallar för att förenkla din projekthantering. Du kan antingen fördefiniera automatisk beräkning av start- och slutdatum, beräknad tid i timmar, eventuella kostnader och budget per delprojekt eller så kan du ange det manuellt vid skapande av projektet.
ÄTA
Skapa extrakostnader, fyll i nödvändig information och skapa orderrader med hjälp av färdiga artiklar från artikelregistret. Du kan skicka en eventuell extrakostnad till en kund för granskning och kunden kan då granska, godkänna eller neka extrakostnaden. När extrakostnaden är godkänd kan du med hjälp av en knapptryckning skapa en order och göra klart fakturaunderlaget. Allt för att förenkla din projekthantering och projektplanering samt få en bra överblick.
Uppföljning
Få på ett smidigt sätt bra koll på alla intäkter och kostnader för en bättre lönsamhet i projektet. I uppföljningen kan du se kostnader för personalens nedlagda timmer per projekt, se extrakostnader och självklart också ange manuella kostnader. Du kan själv bestämma hur systemet ska räkna kostnader. Kanske vill du ha med leverantörsfakturor men exkludera tidrapporter? Du bestämmer!
Kundkonversation
Kommunicera direkt med kunden via systemet genom ärenden, order eller arbetsorder. Konversationen sparas för teamets översikt och enkelt samarbete. Kunden får krypterat e-mail eller loggar in i kundportalen för att läsa och svara på meddelanden. Effektiviserar support, minskar svarstider och ökar kundnöjdheten.
Automationsregler
Skapa egna automatiserade regler för vad som ska hända vid specifika aktiviteter och vilka notifieringar som ska triggas när. Du kan t ex se till att du alltid får en påminnelse två dagar innan en deadline eller att det skapas en notis till ansvarig kollega vid vald händelse.
Generella funktioner
Uppgifter
Formulär & checklistor
Tidrapportering
Få en tydlig sammanfattning av nedlagd tid i de olika modulerna, skilj på nedlagd tid och fakturerbar tid och välj om du vill rapportera tid i timmar och minuter eller utifrån exakta klockslag. Förutom att rapportera tid som kan kopplas till fakturerbara aktiviteter så kan du också skapa extra orderrader i samband med tidrapportering när det tillkommer artiklar som inte blivit fakturerade tidigare.
Dokument & filer
Händelser & interna kommentarer
I händelseloggen kan du följa olika aktiviteter och faser i samtliga moduler – vad som har genomförts och när det skett. Du får en effektiv överblick av alla händelser och om du letar efter något eller vill göra en kollega uppmärksam på en del i processen så kan du skriva en kommentar och tagga personen som då får en notis om detta.
Android & iOS
WorkCloud App
Det har aldrig varit enklare att ge en nulägesbild till dina kollegor, var ni än befinner er. Med WorkCloud app så interagerar och administrerar ni företaget i realtid!
Du har ständig tillgång till alla kontakter, offerter, projektets faser och deadlines. Var du än är kan du smidigt rapportera tid, hantera utlägg, lägga order eller föra in uppgifter som annars riskerar att glömmas bort.
Och oavsett vilken tid på dygnet du föredrar att arbeta så kan du enkelt hantera dina arbetsorder och ärenden i appen. Precis var och när du vill!
Automationsregler
Skapa egna regler för de olika moduler som triggar igång notifieringar i notiscenter. Exempel på triggers: status, datum, faser, specifika åtgärder m.m.
Affärsmöjligheter
Skapad av: Demo WorkCloud
Fas: Offert besvarad
Typ av automation: Notismeddelande
Meddelande: Offert besvarades, påbörja projektering.
Regeln gäller: Alla
Skickas till: Projektgruppen
Ärendehantering
Skapad av: Demo WorkCloud
Status: Brådskande
Typ av automation: Notismeddelande
Meddelande: En brådskande service har kommit.
Regeln gäller: Alla
Skickas till: Service & Support
Arbetsorder
Skapad av: Demo WorkCloud
Från status: Väntar på kund Till status: Klar för leverans
Typ av automation: Notismeddelande
Meddelande: Skicka order.
Regeln gäller: Alla
Skickas till: Orderavdelningen
