WorkCloud

Projektverktyg & projekthantering

Ett smidigt projektverktyg för projekt med olika delmoment & uppgifter. Koppla personer till olika projekt, skapa arbetsorder, rapportera tid, ladda upp filer, håll koll på budget och deadlines!

Håll koll

Enkelt projektverktyg för smartare projektplanering

WorkCloud

Exempel på funktioner i modulen

Klicka på knapparna för att se mer
pil-turkos

Psst, du kan klicka på + för att läsa mer

Projektfaser

Kanban-vy & tidslinje

Med hjälp av kanbanvyn i projektverktyget kan ni strukturera alla projekt genom att lägga in dem i olika faser eller kategorier som ni själva skapar i inställningarna. Exempelvis ”Pågående”, ”Planerade projekt”, ”Interna projekt”, ”Inväntar leverans”, osv. Tidslinjen ger dig en smidig helhetsöverblick över alla projekt och deras delprojekt och enskilda uppgifter, med status, start- och slutdatum. Du kan på ett enkelt sätt redigera delprojekt & uppgifter direkt från översiktsvyn utan att behöva lämna den.

Projektfaser

Kanban-vy & tidslinje

Förenkla fakturering

Betalplaner & lyft

Förenkla fakturering

Betalplaner & lyft

Bestäm hur många lyft du vill skapa och systemet genererar fram förslag. För varje lyft kan du självklart göra korrigeringar. När din betalplan är redo kan du via systemet skicka ut den till kunden som får godkänna/neka. När du har en godkänd betalplan kan du med hjälp av en knapptryckning generera fram order utifrån dina betalplaner.

Extern partner

Bjud in samarbetspartner

Extern partner

Bjud in samarbetspartner

För varje delprojekt har du möjlighet att bjuda in en samarbetspartner som kan godkänna/neka uppdraget via kundportalen. Per delprojekt bestämmer du också vilken information som ska vara synlig för samarbetspartner och vad partnern kan göra med delprojektet. T.ex. visa/ändra status, uppgifter, filer m.m. Du kan också kommunicera med partnern direkt via systemet för att underlätta kommunikationen.

Återkommande projekt

Projektmallar

Återkommande projekt

Projektmallar

Skapa egna projektmallar och uppgiftsmallar för att förenkla din projekthantering. Du kan antingen fördefiniera automatisk beräkning av start- och slutdatum, beräknad tid i timmar, eventuella kostnader och budget per delprojekt eller så kan du ange det manuellt vid skapande av projektet.

ÄTA

Extra kostnader

ÄTA

Extra kostnader

Skapa extrakostnader, fyll i nödvändig information och skapa orderrader med hjälp av färdiga artiklar från artikelregistret. Du kan skicka en eventuell extrakostnad till kund för granskning och kunden kan då granska, godkänna eller neka extrakostnaden. När extrakostnaden är godkänd kan du med hjälp av en knapptryckning skapa en order och göra klart fakturaunderlaget. Allt för att förenkla din projekthantering och projektplanering samt få en bra överblick.

Uppföljning

Ekonomisk översikt

Uppföljning

Ekonomisk översikt

Få på ett smidigt sätt bra koll på alla intäkter och kostnader för en bättre lönsamhet i projektet. I uppföljningen kan du se kostnader för personalen nedlagda timmer per projekt, se extrakostnader och självklart också ange manuella kostnader. Du kan själv bestämma hur systemet ska räkna kostnader. Kanske vill du ha med leverantörsfakturor men exkludera tidrapporter? Du bestämmer!

Workcloud-CRM-App

android & apple

WorkCloud app

Det har aldrig varit enklare att ge en nulägesbild till dina kollegor, var ni än befinner er. Med WorkCloud app så interagerar och administrerar ni företaget i realtid! Du har ständig tillgång till alla kontakter, offerter, projektets faser och deadlines. Var du än är kan du smidigt rapportera tid, hantera utlägg, lägga order eller föra in uppgifter som annars riskerar att glömmas bort. Och oavsett vilken tid på dygnet du föredrar att arbeta så kan du enkelt hantera dina arbetsorder och ärenden i appen. Precis var och när du vill!

Skapa projektmallar
Budget & Extra kostnader (ÄTA)
Bjud in samarbetspartner
Egna checklistor och statusar
Projektdagbok & dokument
Koppling till arbetsorder & ärenden
Betalplaner & lyft
Ekonomisk översikt & fakturaunderlag

inställningar

Allmänna inställningar

Beroende på behörighet kan du välja att se hela företagets, dina egna eller din grupps projekt. Genom att filtrera på exempelvis ansvarig, kund eller projektfas kan du på ett effektivt sätt få en anpassad överblick pågående och avslutande projekt. Du kan också anpassa modulen efter er verksamhet.

Kommunicera via systemet

Kundkonversation

Kommunicera med kund direkt via systemet! Genom att kommunicera via exempelvis ett ärende, order eller arbetsorder så sparas konversationen och alla i ditt team kan se vad som sagts eller vad du och kunden har kommit överens om. Kunden får ett krypterat e-mail eller loggar in i kundportalen för att läsa meddelanden och kan såklart även själv svara på dessa. Att ha allt samlat på ett och samma ställe förenklar support, förkortar svarstider och ger en högre upplevd kundnöjdhet.

inställningar

Automationsregler

Skapa egna automatiserade regler för vad som ska hända vid specifika aktiviteter och vilka notifieringar som ska triggas när. Du kan t ex se till att du alltid får en påminnelse två dagar innan en deadline i ett delprojekt eller att det skapas en notis till ansvarig kollega vid vald händelse.

WorkCloud

Generella funktioner

Scrolla ner för att läsa mer om varje funktion

workcloud-handelselogg-kommentarer

generella funktioner

Händelser & interna kommentarer

I händelseloggen kan du följa olika aktiviteter och faser samtliga moduler – vad som har genomförts och när det skett. Du får en effektiv överblick av alla händelser och om du letar efter något eller vill göra en kollega uppmärksam på en del i processen så kan du skriva en kommentar och tagga personen som då får en notis om detta. 

välj vilka notifikationer du vill ha

Automationsregler

Skapa egna regler för de olika moduler som triggar igång notifieringar i notiscenter. Exempel på triggers: status, datum, faser, specifika åtgärder m.m.

Affärsmöjligheter

Skapad av: Demo WorkCloud

Fas: Offert besvarad

Typ av automation: Notismeddelande

Meddelande: Offert besvarades, påbörja projektering.

Regeln gäller: Alla

Skickas till: Projektgruppen

Ärendehantering

Skapad av: Demo WorkCloud

Status: Brådskande

Typ av automation: Notismeddelande

Meddelande: En brådskande service har kommit.

Regeln gäller: Alla

Skickas till: Service & Support

Arbetsorder

Skapad av: Demo WorkCloud

Från status: Väntar på kund Till status: Klar för leverans

Typ av automation: Notismeddelande

Meddelande: Skicka order.

Regeln gäller: Alla

Skickas till: Orderavdelningen