WorkCloud
Arbetsorder
- Mobil arbetsorder
- Avrapporteringsmallar
- Egna arbetsrapporter & checklistor
- Bokning av personal & resurser
- Ekonomisk översikt
- Koll på timmar och material
- Fakturaunderlag klart på plats
- Bättre planering och resurhantering
WorkCloud
Exempel på funktioner i modulen
Psst, du kan klicka på + för att läsa mer
Uppföljning
Ekonomisk översikt
Få på ett smidigt sätt bra koll på alla intäkter och kostnader för en bättre lönsamhet i företaget. I uppföljningen kan du se kostnader för personalen nedlagda timmer per order, se extrakostnader och självklart också ange manuella kostnader. Du kan själv bestämma hur systemet ska räkna kostnader. Kanske vill du ha med leverantörsfakturor men exkludera tidrapporter? Du bestämmer!
uppföljning
Ekonomisk översikt
ÄTA
Extrakostnader via systemet
ÄTA
Extrakostnader via systemet
Skapa extrakostnader, fyll i nödvändig information och skapa orderrader med hjälp av färdiga artiklar från artikelregistret. Du kan skicka en eventuell extrakostnad till kund för granskning och kunden kan då granska, godkänna eller neka extrakostnaden. När extrakostnaden är godkänd kan du med hjälp av en knapptryckning skapa en order och göra klart fakturaunderlaget.
bekräfta föreslagen tid
Boka tid
Bekräfta föreslagen tid
Boka tid
I samband med att du planerar tid för att utföra ett arbete hos kund så kan du skicka en digital förfrågan till kunden. Kunden får ett mail med länk till förfrågan och kan då välja att acceptera föreslagen tid eller neka och föreslå en ny tid eller lägga till relevant information inför besöket genom att skriva en kommentar.
Reservera arbetstid
Ej tilldelade pass
Reservera arbetstid
Ej tilldelade pass
Du kan reservera tid till en specifik kund utan att tilldela till en specifik anställd. Utmärkt för verksamheter där man bokar in besök lång tid i förväg och ännu inte vet hur arbetsbelastningen ser ut för teamet. På så sätt kan du vecka för vecka fördela ut arbeten utifrån beläggning av personal. Översiktskalendern ger dig en smidig överblick över alla anställda och deras kalender samt enskilda aktiviteter. Du kan filtrera kalendern på olika grupper eller "Ej fördelade pass" och grupperna skapar själv efter hur ditt företag är organiserat.
Skapa intervaller
Återkommande arbetsorder
Skapa intervaller
Återkommande arbetsorder
Välj en period och ange under vilka intervaller som arbetsordern ska genereras. Du kan också välja att tilldela de återkommande arbetsorderna till en specifik anställd eller skapa pass utan ansvarig anställd. Var sjätte månad, en gång om året eller varje måndag? Du specificerar själv intervallet. Passar verksamheter med återkommande uppdrag som exempelvis service av fordon eller utrustning, återkommande personliga besök eller annan återkommande aktivitet.
Förenklad administration
Avrapporteringsmall
Förenklad administration
Avrapporteringsmall
Skapa egna avrapporteringsmallar för att förenkla avrapportering för de anställda. I varje mall har du möjlighet att lägga till en eller flera artikelregister som ska läsas in per automatik i samband med tidrapporering. Ex servicebil, jourtid mm Mallarna kopplas sedan till en arbetsorder som därmed läser in valda artiklar.
android & apple
WorkCloud app
Det har aldrig varit enklare att ge en nulägesbild till dina kollegor, var ni än befinner er. Med WorkCloud app så interagerar och administrerar ni företaget i realtid! Du har ständig tillgång till alla kontakter, offerter, projektets faser och deadlines. Var du än är kan du smidigt rapportera tid, hantera utlägg, lägga order eller föra in uppgifter som annars riskerar att glömmas bort. Och oavsett vilken tid på dygnet du föredrar att arbeta så kan du enkelt hantera dina arbetsorder och ärenden i appen. Precis var och när du vill!
Google maps integration
Geografisk översikt
Kartvyn ger dig en geografisk översikt av dina eller samtliga arbetsordrar. Du kan filtrera funktionen bl.a. på personer och arbetsordertyp, välja att endast se arbetsordrar som ännu inte är tilldelade eller filtrera på status på bokningsförfrågan till kund.
skräddarsytt
Allmänna inställningar
Du kan anpassa modulen helt efter just din verksamhet och ert sätt att hantera arbetsorder. Du kan skapa egna typer och anpassad arbetsstatus som är relevanta för administrationen i ditt företag. Det ger dig en bättre översikt och sortering av arbetsorderna.
Kommunicera via systemet
Kundkonversation
egen anpassning
Automationsregler
Skapa egna automatiserade regler för vad som ska hända vid specifika aktiviteter och vilka notifieringar som ska triggas när. Du kan t ex se till att du alltid får en påminnelse två dagar innan en deadline eller att det skapas en notis till ansvarig kollega vid vald händelse.
WorkCloud
Generella funktioner
Scrolla ner för att läsa mer om varje funktion
generella funktioner
Händelser & interna kommentarer
I händelseloggen kan du följa olika aktiviteter och faser i samtliga moduler – vad som har genomförts och när det skett. Du får en effektiv överblick av alla händelser och om du letar efter något eller vill göra en kollega uppmärksam på en del i processen så kan du skriva en kommentar och tagga personen som då får en notis om detta.
välj vilka notifikationer du vill ha
Automationsregler
Skapa egna regler för de olika moduler som triggar igång notifieringar i notiscenter. Exempel på triggers: status, datum, faser, specifika åtgärder m.m.
Affärsmöjligheter
Skapad av: Demo WorkCloud
Fas: Offert besvarad
Typ av automation: Notismeddelande
Meddelande: Offert besvarades, påbörja projektering.
Regeln gäller: Alla
Skickas till: Projektgruppen
Ärendehantering
Skapad av: Demo WorkCloud
Status: Brådskande
Typ av automation: Notismeddelande
Meddelande: En brådskande service har kommit.
Regeln gäller: Alla
Skickas till: Service & Support
Arbetsorder
Skapad av: Demo WorkCloud
Från status: Väntar på kund Till status: Klar för leverans
Typ av automation: Notismeddelande
Meddelande: Skicka order.
Regeln gäller: Alla
Skickas till: Orderavdelningen
FAQ
Vad är en arbetsorder?
En arbetsorder innehåller information om ett bestämt arbete som som ska genomföras en specifik dag/tid. T ex en installation, leverans, vad som ska utföras och vilken utrustning som ev kan behövas.
Hur kan jag arbeta med arbetsorder i WorkCloud?
I WorkClouds modul kan du skräddarsy arbetsorder med arbetsbeskrivning, checklistor, filer, tidrapportering, fakturaunderlag och mycket mer.
Kan WorkCloud förenkla min hantering av arbetsordrar?
Med ett digitalt arbetesordersystem har du all information nära till hands även ute på jobb via mobil eller surfplatta och kan ta del av all information kring kund, ärende och order i realtid.
