Arbetsorder
Skapa en skräddarsydd arbetsorder med arbetsbeskrivning, checklistor, filer, tidrapportering, fakturaunderlag och mycket mer. Med hjälp av appen kommer du och dina medarbetare snabbt åt era arbetsordrar via en mobiltelefon eller surfplatta. Allt är anpassat efter just er verksamhet.
Mobil arbetsorder
Avrapporteringsmallar
Egna arbetsrapporter & checklistor
Bokning av personal & resurser
Ekonomisk översikt
Koll på timmar & material
Fakturaunderlag klart på plats
Bättre planering & resurshantering
Exempel på funktioner i modulen
En tydlig överblick
Digitalt arbetsordersystem
Uppföljning
Få på ett smidigt sätt bra koll på alla intäkter och kostnader för en bättre lönsamhet i företaget. I uppföljningen kan du se kostnader för personalens nedlagda timmer per order, se extrakostnader och självklart också ange manuella kostnader. Du kan själv bestämma hur systemet ska räkna kostnader. Kanske vill du ha med leverantörsfakturor men exkludera tidrapporter? Du bestämmer!
Äta
Skapa extrakostnader, fyll i nödvändig information och skapa orderrader med hjälp av färdiga artiklar från artikelregistret. Du kan skicka en eventuell extrakostnad till en kund för granskning och kunden kan då granska, godkänna eller neka extrakostnaden. När extrakostnaden är godkänd kan du med hjälp av en knapptryckning skapa en order och göra klart fakturaunderlaget.
Bekräfta föreslagen tid
I samband med att du planerar tid för att utföra ett arbete hos en kund så kan du skicka en digital förfrågan till kunden. Kunden får ett mail med länk till förfrågan och kan då välja att acceptera föreslagen tid eller neka och föreslå en ny tid eller lägga till relevant information inför besöket genom att skriva en kommentar.
Reservera arbetstider
Du kan reservera tid till en specifik kund utan att tilldela till en specifik anställd. Utmärkt för verksamheter där man bokar in besök lång tid i förväg och ännu inte vet hur arbetsbelastningen ser ut för teamet. På så sätt kan du vecka för vecka fördela ut arbeten utifrån beläggning av personal. Översiktskalendern ger dig en smidig överblick över alla anställda och deras kalender samt enskilda aktiviteter. Du kan filtrera kalendern på olika grupper eller ”Ej fördelade pass” och grupperna skapar själv efter hur ditt företag är organiserat.
Skapa intervaller
Välj en period och ange under vilka intervaller som arbetsordern ska genereras. Du kan också välja att tilldela de återkommande arbetsorderna till en specifik anställd eller skapa pass utan ansvarig anställd. Var sjätte månad, en gång om året eller varje måndag? Du specificerar själv intervallet. Passar verksamheter med återkommande uppdrag som exempelvis service av fordon eller utrustning, återkommande personliga besök eller annan återkommande aktivitet.
Förenklad administration
Skapa egna avrapporteringsmallar för att förenkla avrapportering för de anställda. I varje mall har du möjlighet att lägga till en eller flera artikelregister som ska läsas in per automatik i samband med tidrapporering. T.ex. servicebil, jourtid, m.m. Mallarna kopplas sedan till en arbetsorder som därmed läser in valda artiklar.
Kundkonversation
Kommunicera direkt med kunden via systemet genom ärenden, order eller arbetsorder. Konversationen sparas för teamets översikt och enkelt samarbete. Kunden får krypterat e-mail eller loggar in i kundportalen för att läsa och svara på meddelanden. Effektiviserar support, minskar svarstider och ökar kundnöjdheten.
Automationsregler
Skapa egna automatiserade regler för vad som ska hända vid specifika aktiviteter och vilka notifieringar som ska triggas när. Du kan t ex se till att du alltid får en påminnelse två dagar innan en deadline eller att det skapas en notis till ansvarig kollega vid vald händelse.
Generella funktioner
Uppgifter
Inga fler lösa lappar eller bortglömda uppgifter. Här skapar du enkelt uppgifter som du kan lägga på dig själv eller en kollega med tydlig deadline och prioritet! I Lobbyn har du alltid en aktuell överblick av vilka uppgifter som ska vara klara idag, i morgon eller nästa vecka.
Formulär & checklistor
Tidrapportering
Få en tydlig sammanfattning av nedlagd tid i de olika modulerna, skilj på nedlagd tid och fakturerbar tid och välj om du vill rapportera tid i timmar och minuter eller utifrån exakta klockslag. Förutom att rapportera tid som kan kopplas till fakturerbara aktiviteter så kan du också skapa extra orderrader i samband med tidrapportering när det tillkommer artiklar som inte blivit fakturerade tidigare.
Dokument & filer
Händelser & interna kommentarer
I händelseloggen kan du följa olika aktiviteter och faser i samtliga moduler – vad som har genomförts och när det skett. Du får en effektiv överblick av alla händelser och om du letar efter något eller vill göra en kollega uppmärksam på en del i processen så kan du skriva en kommentar och tagga personen som då får en notis om detta.
Android & iOS
WorkCloud App
Det har aldrig varit enklare att ge en nulägesbild till dina kollegor, var ni än befinner er. Med WorkCloud app så interagerar och administrerar ni företaget i realtid!
Du har ständig tillgång till alla kontakter, offerter, projektets faser och deadlines. Var du än är kan du smidigt rapportera tid, hantera utlägg, lägga order eller föra in uppgifter som annars riskerar att glömmas bort.
Och oavsett vilken tid på dygnet du föredrar att arbeta så kan du enkelt hantera dina arbetsorder och ärenden i appen. Precis var och när du vill!
Automationsregler
Skapa egna regler för de olika moduler som triggar igång notifieringar i notiscenter.
Exempel på triggers: status, datum, faser, specifika åtgärder m.m.
FAQ
Vanliga frågor
En arbetsorder innehåller information om ett bestämt arbete som som ska genomföras en specifik dag/tid. T ex en installation, leverans, vad som ska utföras och vilken utrustning som ev kan behövas.
I WorkClouds modul kan du skräddarsy arbetsorder med arbetsbeskrivning, checklistor, filer, tidrapportering, fakturaunderlag och mycket mer.
Med ett digitalt arbetesordersystem har du all information nära till hands även ute på jobb via mobil eller surfplatta och kan ta del av all information kring kund, ärende och order i realtid.
