WorkCloud

Arbetsorder

Skapa en skräddarsydd arbetsorder med arbetsbeskrivning, checklistor, filer, tidrapportering, fakturaunderlag och mycket mer. Med hjälp av appen kommer du och dina medarbetare snabbt åt era arbetsordrar via en mobiltelefon eller surfplatta. Allt är anpassat efter just er verksamhet.

en tydlig överblick

Digital arbetsordersystem

WorkCloud

Exempel på funktioner i modulen

Klicka på knapparna för att se mer
pil-turkos

Psst, du kan klicka på + för att läsa mer

Uppföljning

Ekonomisk översikt

Få på ett smidigt sätt bra koll på alla intäkter och kostnader för en bättre lönsamhet i företaget. I uppföljningen kan du se kostnader för personalen nedlagda timmer per order, se extrakostnader och självklart också ange manuella kostnader. Du kan själv bestämma hur systemet ska räkna kostnader. Kanske vill du ha med leverantörsfakturor men exkludera tidrapporter? Du bestämmer!

uppföljning

Ekonomisk översikt

ÄTA

Extrakostnader via systemet

ÄTA

Extrakostnader via systemet

Skapa extrakostnader, fyll i nödvändig information och skapa orderrader med hjälp av färdiga artiklar från artikelregistret. Du kan skicka en eventuell extrakostnad till kund för granskning och kunden kan då granska, godkänna eller neka extrakostnaden. När extrakostnaden är godkänd kan du med hjälp av en knapptryckning skapa en order och göra klart fakturaunderlaget.

bekräfta föreslagen tid

Boka tid

Bekräfta föreslagen tid

Boka tid

I samband med att du planerar tid för att utföra ett arbete hos kund så kan du skicka en digital förfrågan till kunden. Kunden får ett mail med länk till förfrågan och kan då välja att acceptera föreslagen tid eller neka och föreslå en ny tid eller lägga till relevant information inför besöket genom att skriva en kommentar.

Reservera arbetstid

Ej tilldelade pass

Reservera arbetstid

Ej tilldelade pass

Du kan reservera tid till en specifik kund utan att tilldela till en specifik anställd. Utmärkt för verksamheter där man bokar in besök lång tid i förväg och ännu inte vet hur arbetsbelastningen ser ut för teamet. På så sätt kan du vecka för vecka fördela ut arbeten utifrån beläggning av personal. Översiktskalendern ger dig en smidig ­överblick över alla anställda och deras kalender samt enskilda aktiviteter. Du kan filtrera kalendern på olika grupper eller "Ej fördelade pass" och grupperna skapar själv efter hur ditt företag är organiserat.

Skapa intervaller

Återkommande arbetsorder

Skapa intervaller

Återkommande arbetsorder

Välj en period och ange under vilka intervaller som arbetsordern ska genereras. Du kan också välja att tilldela de återkommande arbetsorderna till en specifik anställd eller skapa pass utan ansvarig anställd. Var sjätte månad, en gång om året eller varje måndag? Du specificerar själv intervallet. Passar verksamheter med återkommande uppdrag som exempelvis service av fordon eller utrustning, återkommande personliga besök eller annan återkommande aktivitet.

Förenklad administration

Avrapporteringsmall

Förenklad administration

Avrapporteringsmall

Skapa egna avrapporteringsmallar för att förenkla avrapportering för de anställda. I varje mall har du möjlighet att lägga till en eller flera artikelregister som ska läsas in per automatik i samband med tidrapporering. Ex servicebil, jourtid mm Mallarna kopplas sedan till en arbetsorder som därmed läser in valda artiklar.

Workcloud-CRM-App

android & apple

WorkCloud app

Det har aldrig varit enklare att ge en nulägesbild till dina kollegor, var ni än befinner er. Med WorkCloud app så interagerar och administrerar ni företaget i realtid! Du har ständig tillgång till alla kontakter, offerter, projektets faser och deadlines. Var du än är kan du smidigt rapportera tid, hantera utlägg, lägga order eller föra in uppgifter som annars riskerar att glömmas bort. Och oavsett vilken tid på dygnet du föredrar att arbeta så kan du enkelt hantera dina arbetsorder och ärenden i appen. Precis var och när du vill!

Mobil arbetsorder
Avrapporteringsmallar
Egna arbetsrapporter & checklistor
Bokning av personal & resurser
Bättre planering & resurhantering
Koll på timmar & material
Ekonomisk översikt 
Fakturaunderlag klart på plats

Google maps integration

Geografisk översikt

Kartvyn ger dig en geografisk översikt av dina eller samtliga arbetsordrar. Du kan filtrera funktionen bl.a. på personer och arbetsordertyp, välja att endast se arbetsordrar som ännu inte är tilldelade eller filtrera på status på bokningsförfrågan till kund.

skräddarsytt

Allmänna inställningar

Du kan anpassa modulen helt efter just din verksamhet och ert sätt att hantera arbetsorder. Du kan skapa egna typer och anpassad arbetsstatus som är relevanta för administrationen i ditt företag. Det ger dig en bättre översikt och sortering av arbetsorderna.

Kommunicera via systemet

Kundkonversation

Kommunicera med kund direkt via systemet! Genom att kommunicera via exempelvis ett ärende, order eller arbetsorder så sparas konversationen och alla i ditt team kan se vad som sagts eller vad du och kunden har kommit överens om. Kunden får ett krypterat e-mail eller loggar in i kundportalen för att läsa meddelanden och kan såklart även själv svara på dessa. Att ha allt samlat på ett och samma ställe förenklar support, förkortar svarstider och ger en högre upplevd kundnöjdhet.

egen anpassning

Automationsregler

Skapa egna automatiserade regler för vad som ska hända vid specifika aktiviteter och vilka notifieringar som ska triggas när. Du kan t ex se till att du alltid får en påminnelse två dagar innan en deadline eller att det skapas en notis till ansvarig kollega vid vald händelse.

välj vilka notifikationer du vill ha

Automationsregler

Skapa egna regler för de olika moduler som triggar igång notifieringar i notiscenter. Exempel på triggers: status, datum, faser, specifika åtgärder m.m.

Affärsmöjligheter

Skapad av: Demo WorkCloud

Fas: Offert besvarad

Typ av automation: Notismeddelande

Meddelande: Offert besvarades, påbörja projektering.

Regeln gäller: Alla

Skickas till: Projektgruppen

Ärendehantering

Skapad av: Demo WorkCloud

Status: Brådskande

Typ av automation: Notismeddelande

Meddelande: En brådskande service har kommit.

Regeln gäller: Alla

Skickas till: Service & Support

Arbetsorder

Skapad av: Demo WorkCloud

Från status: Väntar på kund Till status: Klar för leverans

Typ av automation: Notismeddelande

Meddelande: Skicka order.

Regeln gäller: Alla

Skickas till: Orderavdelningen

WorkCloud

Generella funktioner

Scrolla ner för att läsa mer om varje funktion

workcloud-handelselogg-kommentarer

generella funktioner

Händelser & interna kommentarer

I händelseloggen kan du följa olika aktiviteter och faser samtliga moduler – vad som har genomförts och när det skett. Du får en effektiv överblick av alla händelser och om du letar efter något eller vill göra en kollega uppmärksam på en del i processen så kan du skriva en kommentar och tagga personen som då får en notis om detta.