Avtalshantering
Samla företagets avtal på ett och samma ställe. Förenkla avtalsfaktureringen, lägg till egna avtalstyper och fält. Få information och uppgifter när det är dags för avtalsförnyelse, m.m.
Överblick över alla avtal
Automatiserad avtalsfakturering
Avtalspåminnelser & uppgifter
Stöd för samfakturering
Stöd för annan fakturamottagare
Stöd för avtal i andra valutor
Avtalsmallar
Exempel på funktioner i modulen
Säker & enkel administration
Samla alla avtal
Automatisera
Låt systemet ta hand om avtalsfaktureringen. När du väljer att ta med ett avtal för fakturering och anger avtalsperiod så håller systemet koll på när den senast fakturerades och tar även med avtalet när det är dags för fakturering. Det finns även en inbyggd kontrollfunktion som går igenom samtliga avtal och simulerar en avtalsfakturering för att få en extra koll.
Skräddarsy
Det är inte alltid avtalsparten som ska faktureras, därför finns möjligheten att direkt i avtalet välja en annan fakturamottagare. På så sätt skickas samtliga avtalsfakturor direkt till rätt betalningsmottagare. Du kan också om du vill samfakturera samtliga avtal och på så sätt skapa en samlingsfaktura eller om du hellre vill fakturera varje avtal i en separat faktura.
Anpassa avtalen
Med dynamiska fält kan du anpassa avtalen efter din verksamhet. I inställningarna för avtal kan du bland annat lägga till egna avtalstyper, avtalsfält och avtalsmallar. För avtalsfält kan du dessutom välja om dessa ska vara textfält, dropdown eller sifferfält.
Widgets
I lobby-vyn kan du välja att lägga till widgets för att inte missa avtalsförnyelser och/eller avtalsuppgifter som du måste pricka av.
Widgets
Lägg upp avtalsuppgifter för struktur och ordning i avtalsprocessen/-förhållandet. Se separat flik för samtliga uppgifter från alla avtal. Markera en uppgift som återkommande om det är något i avtalsförhållandet som ska göras exempelvis varje månad i ett års tid. I detta fall anger du ett intervall på 30 dagar och hur många gånger det ska upprepas, dvs. 12 gånger för ett år. Du kan även välja startdatum för de återkommande uppgifterna.
Sammanställning
Få en ekonomisk översikt över företagets samtliga avtal med en knapptryckning. Se antal avtal, intäkter, kostnader, antal avtal med/utanför faktureringen, antal pausade avtal och en beräknad vinst per år. Självklart kan du bryta ner ovanstående data per avtalstyp och kund för att få en bättre koll.
Massuppdatering av avtalspriser
Välj en avtalstyp och ange prisjustering i procent för att snabbt anpassa priserna för specifika kunder. Du kan även filtrera fram avtal baserat på:
– Minsta antal månader innan senaste prisjustering
– Skapandedatum innan valt datum
Inne i avtalsdetaljer hittar du också ett fält som visar ”Senaste prisjusteringsdatum”, för enkel översikt.
Rabatt på avtal
Ange rabatt i antingen procent eller kronor för att justera avtalspriserna smidigt. Via de två fälten ”Pris/st efter rabatt” och ”Totalpris efter rabatt” kan du snabbt se hur rabatten påverkar kostnaderna.
Håll Koll på Avtal med Uppföljning
Användaren kan ange när avtalet senast kontrollerades och denna information visas även i översikten över kundens samtliga avtal. Denna funktion är perfekt för avtal som kräver regelbunden uppföljning och kontroll.
Koppling av avtal på objekt & underobjekt
Koppla avtal till ett huvud- eller underobjekt för enkel uppföljning och hantering. Idealisk lösning för företag som använder objektmodulen för eftermarknad och erbjuder serviceavtal.
Kundkonversation
Kommunicera direkt med kunden via systemet genom ärenden, order eller arbetsorder. Konversationen sparas för teamets översikt och enkelt samarbete. Kunden får krypterat e-mail eller loggar in i kundportalen för att läsa och svara på meddelanden. Effektiviserar support, minskar svarstider och ökar kundnöjdheten.
Automationsregler
Skapa egna automatiserade regler för vad som ska hända vid specifika aktiviteter och vilka notifieringar som ska triggas när. Du kan t ex se till att du alltid får en påminnelse två dagar innan en deadline eller att det skapas en notis till ansvarig kollega vid vald händelse.
Generella funktioner
Uppgifter
Inga fler lösa lappar eller bortglömda uppgifter. Här skapar du enkelt uppgifter som du kan lägga på dig själv eller en kollega med tydlig deadline och prioritet! I Lobbyn har du alltid en aktuell överblick av vilka uppgifter som ska vara klara idag, i morgon eller nästa vecka.
Formulär & checklistor
Tidrapportering
Få en tydlig sammanfattning av nedlagd tid i de olika modulerna, skilj på nedlagd tid och fakturerbar tid och välj om du vill rapportera tid i timmar och minuter eller utifrån exakta klockslag. Förutom att rapportera tid som kan kopplas till fakturerbara aktiviteter så kan du också skapa extra orderrader i samband med tidrapportering när det tillkommer artiklar som inte blivit fakturerade tidigare.
Dokument & filer
Händelser & interna kommentarer
I händelseloggen kan du följa olika aktiviteter och faser i samtliga moduler – vad som har genomförts och när det skett. Du får en effektiv överblick av alla händelser och om du letar efter något eller vill göra en kollega uppmärksam på en del i processen så kan du skriva en kommentar och tagga personen som då får en notis om detta.
Android & iOS
WorkCloud App
Det har aldrig varit enklare att ge en nulägesbild till dina kollegor, var ni än befinner er. Med WorkCloud app så interagerar och administrerar ni företaget i realtid!
Du har ständig tillgång till alla kontakter, offerter, projektets faser och deadlines. Var du än är kan du smidigt rapportera tid, hantera utlägg, lägga order eller föra in uppgifter som annars riskerar att glömmas bort.
Och oavsett vilken tid på dygnet du föredrar att arbeta så kan du enkelt hantera dina arbetsorder och ärenden i appen. Precis var och när du vill!
Automationsregler
Skapa egna regler för de olika moduler som triggar igång notifieringar i notiscenter.
Exempel på triggers: status, datum, faser, specifika åtgärder m.m.
