WorkCloud 4.1

Språkstöd för WorkCloud
Nya ändringar & planeringsvy i projektmodulen
Ny design & nya funktioner i kundlobbyn
Nya funktioner i ärendemodulen & koppling av orderrader
Nya funktioner i avvikelsemodulen & bättre översikt
Nya funktioner i affärsmöjlighetsmodulen & utökad filtrering
Automatisk påminnelse & import av rader via importfil i offertmodulen
Giltighetstid för inbjudningar via arbetsorder
Påminnelser om aktiva ordrar kopplade till projekt & arbetsorder
Flera signeringsparter & extra bilagor i signeringsmodulen
Nya rapporter
Nya funktioner i E-handel/ÅF beställningar
Utökning av filter i Objekt
Veckovis attestering i Time + ny appdesign

Nyheter i appen:

Implementering av traktamente samt möjlighet att redigera utlägg

Möjlighet att skriva flera anteckningar samt rita fler bilder för varje anteckning

Layoutändring vid presentation av tidrapporter samt i samband med godkännande av löneunderlag

Från och med denna version lanseras språkstöd för WorkCloud. Systemet levereras som standard på Svenska & Engelska.

För de kunder som önskar ha WorkCloud på annat språk finns det nu möjlighet att få filer som lämnas över till en översättningsbyrå.

Som användare/kund kan du redan vid inloggning bestämma vilket språk du vill ha. Du kan också väl inne i systemet klicka på ”Flagg-ikonen” uppe till höger för att ändra språket.

Du kan per kontaktperson bestämma vilket språk som som ska gälla som standard. Denna inställning används sedan vid exempelvis utskick av offerter där systemet väljer kontaktpersonens förvalda språk.

Kundregister > Fliken kontaktperson > redigera > Kontaktperson

Nu utökas projektmodulen med ny planeringsvy (Gantt) inklusive resursplanering.

Diff i planering

Tidsåtgången i projektet baseras på längden i de olika uppgifter som ligger i projektet. Du har möjlighet att ange en deadline för både projektet de olika delprojekten. Dessa deadlines är informativa och systemet markerar tydligt när det uppstår en diff i planeringen där uppgifternas tid för utförandet går över projektets/delprojektets planerade deadline.

Resursplanering

Resursplaneringen är direkt kopplad till Time och hämtar anställdas schemalagda timmar med hänsyn till eventuella ledighetsansökningar och drar även bort de timmar som resurserna är uppbokade i exempelvis en arbetsorder.

Inställningar

Under rubriken ”Inställningar” bestämmer du vilka kolumner och vilken information du vill se för de olika projekten.

Skapa relationer mellan olika uppgifter

Genom att dra pilen från en uppgift till en annan kan du skapa relationer mellan olika uppgifter. Exempel om uppgift A drar ut på tiden så påverkas starten av uppgift B.

Exportera tidplan

Du kan filtrera fram relevant information och sedan välja att exportera projektets tidplan till PDF och dela det med kunden.

Låt systemet läsa in “Projektmallar”, “Projektfas” och “Formulär” per automatik baserat på den typ av projekt du väljer för att spara extra klick.

Inställningar > Projekttyper > redigera > Koppla till typ

Bestäm vilken fas som ska väljas när ett delprojekt av en specifik typ färdigmarkeras

Inställningar > Projekttyper > redigera > Fas när delprojektstyp färdigmarkeras

Nu kan du bestämma vilka fält som ska vara aktiva när en extra kostnad skapas. Du kan också bestämma om de artikelrader som läggs till i extra kostnader ska vara synliga för mottagaren/kunder eller om det endast ska presenteras en totalsumma.

Inställningar > Extrakostnad > Steg 3

Nu finns det möjlighet att fördefiniera “Delprojektansvariga” och “Delprojektsdeltagare” samt notfiera dessa användare direkt vid skapande av projektet. Passar utmärkt till projekttyper där de ansvariga/deltagare är återkommande för dessa projekt.

Väl inne i en projektmall presenteras nu utökad information direkt i översikten för att slippa klicka in på respektive delprojekt. Följande information presenteras direkt i översikten: Typ av delprojekt, antal dagar efter projektets slutdatum, längd på delprojektet, deadline, vilken uppgiftsmall som är kopplad till delprojektet.

Nu kan du välja om du vill se “Kunder” eller “Objekt” som standard i samband med att du ska skapa projekt. Passar kunder där projekten oftast utgår från ett objekt.

Nu finns det ny vy i projekthanteringen för att se ekonomisk översikt över alla aktiva/pågående projekt

Projektöversikt > Tre punkter > Visa projekt i ekonomisk översikt

Pågående uppgifter markeras i orange färg direkt i översiktsvyn över alla uppgifter väl inne i projektet.

Systemet ger nu en påminnelse när du försöker avsluta ett projekt och det ligger aktiva kopplade ordrar som inte markerats som färdig.

Nu har du möjligheten att aktivera/avaktivera samt bestämma ordningen för de widgets som presenteras i kundlobbyn. Vissa widgets innehåller ytterligare inställningar som du kommer åt genom att klicka på redigeringspennan som finns i anslutning till respektive widget.

Generella systeminställningar > Widgets > Fliken kundportal

Möjlighet att koppla orderrader till ärenden. Per ärendetyp finns det inställning för att dels aktivera funktionaliteten och dels ställa in egna villkor.

Passar utmärkt för att exempelvis låta era kunder att skapa felanmälningar, reklamationer och returer direkt i kundportalen via ordermodulen.
Denna funktionalitet går även att använda som användare i systemet. I samma flöde för ärendeskapandet finns det en ny dropdown som heter “Koppla orderrader till ärende”

Exempel på villkor att aktivera:
Minsta ordervärde för att få skapa ett ärende
Exkludera artiklar som är markerade som utgående i artikelkortet
Exkludera artiklar som är inaktiva i artikelregistret
Exkludera artiklar som inte är markerade som webbvara i artikelkortet
Exkludera artiklar där det har gått mer än X antal dagar från orderns leveransdatum

Exempel från kundportalen:

Nu finns det möjlighet att: – Dölja och inaktivera formulär – Dölja och inaktivera fältet ”Slutkund” – Lägga till obligatoriskt filuppladdning i samband med registrering av ärende och även lägga till en anpassad beskrivningstext – Göra fältet ”beskrivning” frivilligt

Nu kan du aktivera flera fält i Avvikelser för användarna att fylla i, såsom ”Orsak”, ”Åtgärd”, ”Uppföljning”, ”Anmält till AMV” (Arbetsmiljöverket), ”Anmält till FK” (Försäkringskassan).

Dessutom kan du nu välja vem som rapporterat avvikelsen och få en lista på alla anställda i systemet samt välja vilket datum som avvikelsen rapporterades. Du kan även se till att det går ut ett mail till den som väljs som ansvarig för avvikelsen.

I rapport-modulen (statistiken) har vi utökat med en sammanställning av rapporterade avvikelser beroende på den filtrering man gjort.

”i”-ikon i högra hörnet på respektive box i avvikelserapport som öppnar en tabellöversikt på registrerade avvikelser som även går att klicka på för att få upp avvikelsens modal.

Nu finns det möjlighet att direkt från en affärsmöjlighet markera den som vunnen och skapa ett projekt. Passar företag som inte jobbar med utskick av offerter och som arbetar med betalplaner i projekt för att skapa ordrar. På så sätt hoppar man över offert och order stadiet och går direkt från affärsmöjligheten till projekt.

Ny inställning för att färdigmarkera affärsmöjligheten när offert leder till projekt. Passar företag som vill att affärsmöjligheten ska leva vidare även när offerten blivit godkänd av kunden/användaren och avsluta den när det väl har lett till projekt.

Affärsmöjligheter > Inställningar > Allmänna inställningar

Nu kan du bocka i en eller flera affärsmöjligheter direkt via översiktsvyn och välja ”Markera som förlorad eller radera.

Nu kan du bestämma vilken/vilka affärsfaser som ska vara med i beräkningen för de statistikboxar som presenteras ovanför pågående affärsmöjligheter.

Affärsmöjligheter > Inställningar > Allmänna inställningar

Nu finns det möjlighet att aktivera automatisk påminnelse till kunder som ännu inte öppnat utskickade offerter. Du kan också skapa påminnelser efter att kunden har öppnat offerten. Detta kan göras både via SMS & e-post.

Välj när och vad som ska skickas ut under inställningar.

Offerthantering > Inställningar > Påminnelser

Nu finns det möjlighet att skapa offertrader med hjälp av Excel import. Väl inne i offertdetaljer hittar du knappen ”Importera via Excel” och instruktioner för importen.

Nu kan du bocka i en eller flera offerter direkt via översiktsvyn och välja ”Neka, makulera eller radera” offertunderlag.

Sedan tidigare har det varit möjligt att skicka inbjudan till kunder vid utförande av arbetsorder där kunden kan godkänna/neka tiden. Nu finns det inställning för att ange antal dagar efter att man skickat ut inbjudan som tiden ska makuleras om kunden inte besvarat inbjudan

Arbetsorder > Inställningar > Allmänna inställningar

Systemet ger nu en påminnelse när du försöker avsluta en arbetsorder och det ligger aktiva kopplade ordrar som inte markerats som färdig.

Möjlighet att lägga till flera parter för signering samt lägga till bilagor kopplade till olika avtal som kan vara tvingade att öppna innan signering möjliggörs.

Tidigare har det endast varit möjligt att skicka ut enkäter kopplade till en modul, exempelvis för att följa upp ett projekt, ärende, arbetsorder osv.

Nu har du möjlighet att skapa helt fristående formulär och samla in data. Du kan skicka enkäter till dina kunder, samarbetspartners och medarbetare.

Skicka ut enkäter och markera de som ”Anonym enkät” för att samla in svaren anonymt från mottagarna.

Bra för t.ex. medarbetarundersökningar. Svaren samlas i en separat rapport (Rapport > Enkäter > Anonyma enkäter) och utskicken samlas i en separat tabell över utskickade enkäter (Enkäter > Meny med tre prickar > ”Visa anonyma enkäter”)

Kund – Möjlighet att sätta kommatecken efter varje e-postadress
Samarbetspartner i projekt – Möjlighet att välja flera kontaktpersoner
Samarbetspartner fristående – Möjlighet att sätta kommatecken efter varje e-postadress
Intern – Möjlighet att välja flera användare som ska besvara enkäten

Utökning av nya orderrapporter för att följa upp försäljning per anställd samt hela företaget baserad på utvalda artiklar och kategorier

Ny rapport för uppföljning av ordrar kopplade till projekt

”Rapport – Projekt – Order”

Möjlighet att ta fram statistik för senast lagd order per kund och följande urval:

> Alla kunder som har lagt order

> Alla kunder som har lagt order under specifik period

> Alla kunder som inte har lagt order

> Alla kunder som inte har lagt order under specifik period

Möjlighet att filtrera på period/anställd och få fram tidrapporter som även går att exportera direkt till Excel

Här kan du lägga in sökfraser som ska matchas/ersättas/länkas mot en annan sökfras väl inne i shoppens sökfunktion. Passar utmärkt för att fånga upp felstavningar och synonymer. Exempel: Sökning på ”ProduktA” ska matchas mot ”Produkt A” och ”Produkt B” ska matchas mot ”Produkt B1”

Som standard utgår systemet från bokstavsordning vid presentation av innehållet i en kategori. Nu finns det möjlighet att manuellt bestämma ordningen på artiklar i en kategori för att exempelvis lyfta bästsäljande produkter m.m.

Kategori – Fliken ”ordning i e-handel”

view_item_list	Vid presentation av artikellista för kategori eller sökresultat
select_item	Vid val av ”Lägg till i varukorg” från artikellista
view_item	Vid val av ”Läs mer” från artikellista
add_to_cart	När man lägger till produkt i varukorg eller ökar antal i varukorg
view_cart	Vid presentation av varukorg
remove_from_cart	När man tar bort produkt från varukorg, minskar antal i varukorg eller tömmer varukorg
begin_checkout	Vid granska order och kassa
purchase	Vid genomförd order

Nytt filter baserat på kund och typ av objekt

Arbetsorder > Inställningar > Allmänna inställningar

Tidigare har du som admin kunnat attestera tider en gång i månaden. Nu finns det möjlighet att attestera tider per vecka i samband med att den anställde har låst sin vecka.

Vidareutveckling av lager modulen
Vidareutveckling i order modulen
Utökning av sökfunktion
Bifoga filer direkt i kundkonversationer
Bokning & uthyrningssystem
Kassasystem

Klicka på nedanstående för att se vilka uppdateringar vi har gjort i tidigare versioner av WorkCloud.

Du har väl inte missat att ställa in dina GDPR-inställningar i WorkCloud?

Anonymisering, personsökning, säker identifiering och säkra uppgifter – klicka nedan för att läsa mer om hur du ställer in de olika funktionerna i WorkCloud.

Önskar du instruktioner för WorkCloud?

Ta en titt i vår WorkCloud-manual för att se om du hittar de instruktioner som du söker.

Observera att manualen för närvarande är under uppbyggnad.

WorkCloud 4.1

Du har väl inte missat att ställa in dina GDPR-inställningar i WorkCloud?

Önskar du instruktioner för WorkCloud?

WorkCloud-moduler

Kontakta oss

Bli uppringd