WorkCloud 4.0

Nya moduler i appen
Ny ekonomisk vy i projektverktyget
Ny offert-byggare med egna sektioner
Ny formulär-byggare med nya komponenter
Nya rapporter för projekt & sälj
Hantering av filer via ärende & kundkonversationer
Nyheter i ordermodulen
Ändringar i lager- & inköpsmodulen
Automatisk SMS-påminnelse via arbetsorder
Digital signering via BankID med fler mottagare
Nya Lobby Widgets
Nya behörigheter och filter i Kundregister & Affärsmöjligheter
Förbättring Fortnox integration
Enkäter & Avvikelser som fristående moduler
Generella förbättringar och buggfixar

Nyheter i appen:

Lansering av modulen Projektverktyg
Lansering av modulen Objektregister
Lansering av nya Formulär
Inloggning via BankID
Presentation av Kompsaldo
Generella och egna genvägar (URL:er)

Ny tydlig notis (med antal i siffror) väl inne i en modul som indikerar när det exempelvis finns anteckningar, arbetsrapport, filer, aktiva uppgifter, kundkonversationer.

Samma notis finns även väl inne i en uppgift för att tydligt se om det finns några uppladdade filer, anteckningar eller kommentarer.

Ny vy för ekonomisk översikt och utökad funktionalitet för bättre projektuppföljning. Bläddra för fler bilder:

Kan antingen anges manuellt eller hämtas från kopplade offerter i WorkCloud och verifikationer i ditt integrerade bokföringsprogram. För att koppla en offert i efterhand kan du gå till fliken Offert i projektet.

Kan antingen anges manuellt eller hämtas från kopplade ordrar i WorkCloud och verifikationer i ditt integrerade bokföringsprogram. För att koppla eller skapa en order kan du gå till fliken Order i projektet. OBS! ordrar som ligger under boxen upparbetad, ej fakturerad är inte med i denna beräkning förrän dessa är fakturerade.

Jämför skillnaden mellan Utfall och Förkalkyl.

Skapa egna kalkylmallar för både intäkter och utgifter. Denna mall kan du använda dig av i projektet under fliken ”Ekonomi”. För varje kalkylpost kan du ange en egen benämning och välja typ. Du har även möjlighet att ange bokföringskonto för respektive kalkylpost för att automatiskt hämta värden från ordermodulen och ditt integrerade bokföringsprogram.

Genom att ange bokföringskonton så kan systemet hämta både intäkter och kostnader från verifikationer kopplade till projektet.

Projekt > Inställningar > Ekonomiska kontomallar

I ett projekt så finns det nu en ny flik som heter ”Offert”. Där kan du koppla en eller flera godkända offerter för att få med både ekonomisk information och kWp (för solcellsföretag)

Nu finns det möjlighet att aktivera fält för kWp som antigen kan anges manuellt väl inne i projektet eller genom att automatiskt hämta från kopplade offerter. För varje offert som kopplas till projektet så adderas effekten i projektet.

Projekt > Inställningar > projektfält

Helt ny mallbyggare för offerter med möjlighet till egna sektioner. Väl inne i varje sektion kan du skapa egna rader och för varje rad har du nu möjlighet att välja mellan nya komponenter som du kan använda dig av för att bygga dina mallar.

För varje komponent bestämmer du placering samt hur bred varje kolumn ska vara.

Några exempel från nya mallbyggaren, bläddra för fler bilder:

Tidigare såg era kunder samtliga filer som laddades upp i ett ärende som var synligt i kundportalen. Nu kan du själv välja vilka filer som ska vara synliga för kunden i ett ärende i kundportalen.

Klicka på ikonen med ett öga, ”Gör synlig för kund”, så syns filen i ärendet i fråga i kundportalen. Klicka på ögat igen, ”Göm för kund”, för att dölja filen för kunden.

Nu får du en notifikation när kunden laddar upp filer i ett ärende, filerna blir dessutom tydligt markerade när de blivit uppladdade av kunden, ”Uppladdad av kund”.

I ärendehanteringens inställningar kan du nu välja om uppladdade filer ska vara synliga även i kundkonversationer.

Om er inställning för kundkonversationer är att kundkonversationer ska skickas via krypterad länk, så blir filerna tillgängliga via kundkonversationer i 30 dagar fr.o.m. deadline för ärendet. När 30 dagar har passerat måste kunden logga in i kundportalen för att komma åt filerna i ärendet.

Ärendehantering > Inställningar > Kundkonversationer

Nu finns det möjlighet att bifoga en eller flera filer i samband med utskick av orderbekräftelse via WorkCloud. Alla filer som är markerade som ”Visa för kund” under fliken ”Filer” kommer att tas med.

Nu finns det möjlighet att presentera orderns leveransdatum som en kolumn i de vanliga översiktstabellerna (”Mina/Alla ordrar”, ”Mina/Alla avslutade ordrar”).

För dig som har Fortnox kan du nu välja om du vill att systemet hämtar kostnader från leverantörsfakturor eller verifikationer.

TIPS! Utgå alltid från verifikationer, på så sätt få ni alltid med eventuella ändringsverifikationer som konteras i efterhand.

En ny översiktstabell för en mer detaljerad översikt av aktiva och avslutade ordrar. Den som har Fortnox-integration ser även skapade Fortnox-fakturor och saldo för återstående betalning.

Order > Menyn med tre punkter > ”Visa detaljerad vy”

––––––––––––––––––––

Profil > inställningar > Bocka i ”Visa detaljerad översikt som standard” under ”Order”

En ny översiktstabell för ekonomiska beräkningar av aktiva och avslutade ordrar.

Visar bl.a. följande:

”Ordervärde” – ”Leverantörsfakturor” = ”Resultat”
”Ordervärde” – ”Inköpspriser” = ”Resultat”

Order > Menyn med tre punkter > ”Visa ekonomisk vy”

Nu finns det möjlighet att reservera ett kommande inköp mot en specifik orderrad. Klicka på ”lager-ikonen” som finns för respektive rad och tilldela antal enligt nedan.

Nu finns det möjlighet att välja flera ordrar och klarmarkera dessa genom att välja ”Klarmarkera ordrar” under knappen ”åtgärder”

Ny rapport för uppföljning av försäljning per anställd.

Ny rapport för uppföljning av nedlagd tid per projekt

Ny rapport för uppföljning av nedlagd tid per anställd kopplad till olika projekt

Rapport > Order > Försäljning per anställd

Rapport > Projekthantering > Tid > Nedlagd tid per projekt

Rapport > Projekthantering > Tid > Nedlagd tid per anställd

Formulär har fått ett nytt utseende och nya funktioner. Här kommer några exempel från nya formulär, bläddra för fler bilder:

Förenkling av flödet i samband med skapande av formulär.

Utökning av fler inställningar per komponent.

Tillgängliga komponenter:
Rubrik, beskrivning, bild, avgränsare, URL-länk, datumväljare, nummerfält, textfält litet, fritextsvar, radioknapp med ett/fler alternativ, dropdown med ett/fler alternativ, bilduppladdning, frågeformulär (egenkontroll), filuppladdning, signering, tabell.

Nu finns det möjlighet att skicka ett formulär till antingen en kontaktperson i systemet eller en manuellt angiven e-postadress. Mottagaren får en krypterad länk via e-post och kan komma åt formuläret och fylla i information.

Nu finns det möjlighet att skicka en kopia av ifyllt formulär till antingen en kontaktperson i systemet eller en manuellt angiven e-postadress. Mottagaren får en krypterad länk via e-post och kan komma åt formuläret och även skriva ut/spara ner i PDF.

Tidigare har det endast varit möjligt att läsa in en färdig formulär-mall i en specifik modul. Nu är det möjligt att skapa fristående formulär väl inne i modul genom att välja alternativet ”Skapa fristående formulär” under fliken ”Formulär”.

Ny lås-funktion av formulär som gör att alla länkar till externa parter tas bort. I samband med låsningen tas även möjligheten till redigering av formulär bort. Du kan när som helst låsa upp formuläret. För att låsa/låsa upp kan du använda dig av lås-ikonen i dropdownen över alla formulär väl inne i en modul.

Väl inne i ett formulär har du möjlighet att redigera en specifik komponent utan att det ska påverka mallen.

Exempel på hur formulär presenteras för externa parter som har länk:

Välj hur långt fram i tiden systemet ska tilldela reservationer till tillagda artiklar i en order. Systemet kommer baserad på värdet i detta fält automatiskt tilldela produktindivider för reservationer X dagar framåt i tiden.

Denna inställning tar hänsyn till det val som gjorts under inställningen ”Tilldelning av individer till reservationer”. Sätt värdet ”0” om du vill inaktivera systemets automatiska funktion för tilldelning av produktindivider för reservation.

TIPS! Denna funktion passar bra i de fall du får många beställningar som ligger långt fram i tiden och du vill inte att systemet ska allokera individer till just dessa ordrar och istället prioritera ordrar som ligger i närtid. Du kan också stänga av denna funktion i de fall du hellre vill tilldela individer manuellt till olika ordrar.

Artikelregister > Inställningar > Allmänna inställningar > Rubriken Lager

Efter önskemål från flertal kunder har vi nu utökat inköpsunderlagen med nytt fält för att skapa egen benämning. Dessa benämningar presenteras förutom inköpsmodulen även i in/utleverans-modalen samt väl inne i artikelregister under fliken inköp. Bläddra för fler bilder:

Skapa egen text med hjälp av ersättningskoder och välj hur många dagar innan startdatum av en arbetsorder som påminnelse sms:et ska skickas ut.

Arbetsorder > Inställningar > Automatiskt utskick av SMS

När kunden nekar en föreslagen tid kommer nu en popup upp där kunden har möjlighet att önska andra tider som passar.

Ny inställning som gör det möjligt att ta bort samtliga inbokningar i en arbetsorder per automatik när kunden nekar föreslagen tid.

Arbetsorder > Inställningar > Allmänna inställningar

Nu är det möjligt att skicka signering av samma dokument till flera mottagare. Exempel styrelseprotokoll.

I de fall du som avsändare också ska signera via Bank ID så kan du lägga till dig själv i samma signering genom att välja den gula knappen ”Lägg till mig (avsändare) som mottagare”.

Per signering kan du även bestämma om det krävs verifiering för att öppna dokumentet eller om det endast räcker vid signering. Exempel när du ska skicka ut känsliga dokument eller ett anställningsavtal kan det vara bra att lägga till extra verifiering för att öppna dokumentet.

Visar försäljningen jämfört mot budget. Detta gäller både omsättning och TB. Statistiken bygger på orderrader som är skapade under innevarande månad av respektive anställd som är med i vald avdelning. Vid beräkning av TB så beräknas kostnader från inköpspriser på orderraderna. Gäller endast dom anställda som är valda att ingå i försäljningsrapporten. Valet görs under respektive anställd i personalregistret.

Personalregister > välj anställd > Budget & kostnader > Försäljningsrapport

Visar antal rapporterade timmar delat med antal tillgängliga timmar fram till idag. Gäller endast dom anställda som är valda att ingå i beläggninggradsrapporten. Valet görs under respektive anställd i personalregistret.

Personalregister > välj anställd > Budget & kostnader > Beläggningsgrad

I tabellen över alla kontaktpersoner finns det nu nytt fält som heter ”Senast inloggad”.

Väl inne i kundregister kan du välja ikonen ”Visa Kontaktpersoner” upp till höger.

Nu finns det möjlighet att begränsa användare från att kunna redigera fälten ”Betalvillkor” och ”Kreditgräns” per behörighetsgrupp.

Generella systeminställningar > behörighet > Kundregister

Presenterar alla artiklar (orderrader) som är registrerade på kunden oavsett om det är aktiva eller fakturerade ordrar.

Nu finns det möjlighet att använda modulen SMS-utskick för att skapa interna utskick genom att lägga till användare/egna grupper från systemet.

Ny autentiseringsmetod för att koppla din Exchange kalender till WorkCloud.

Profil > Integrationer

Hämtar konterade kostnader från rader istället för hela leverantörsfakturan (öppnar upp för kontering av leverantörsfaktura mot flera projekt).

Hämtar fakturakopia (filer från Fortnox) och lägger det i fliken ”leverantörsfaktura”

Tidigare när systemet fick tillbaka ett felmeddelande från Fortnox (exempelvis på grund av att löneart saknar) så stoppades exporten. Detta är nu ombyggd så samtliga lönetransaktioner köas upp och om någon överföring misslyckas så fortsätter systemet med nästa korrekta lönetransaktion.

Sedan version 3.6 finns ”Enkät” för mätning och uppföljning i olika sammanhang. Enkäter kan användas för 3 olika målgrupper:

1. Kunder 2. Samarbetspartner 3. Intern/personal

Nu blir enkät en egen modul som gör det möjligt att skapa och skicka helt fristående enkäter utan någon koppling till moduler. (tidigare kunde man endast skicka enkät via en modul, exempel projekt, ärende m.m.)

Skapa frågor, välj bland olika svarstyper och spara dina mallar beroende på målgrupp.

Exempel när en enkät ska skickas ut från systemet:

Exempel på hur en enkät kan se ut för kunden:

Enkäter > Inställningar > Allmänna inställningar / Mottagarinställningar / Enkätmallar / Texter

Sedan version 3.6 finns funktionen avvikelser som man har kunnat använda via moduler så som projekt, ärende, arbetsorder och objekt.

Nu blir avvikelser en egen modul och det är nu möjligt att skapa avvikelser helt fristående utan någon koppling till övriga moduler.

Syftet att är samla och följa upp när det uppstår avvikelser i arbetet. Det kan exempelvis vara leveransförseningar, problem med underentreprenörer eller andra typer av avvikelser som leder till att arbetet inte kan utföras enligt plan.

Inställningar - Skapa egna "Avvikelsetyper" & "Status"
Skapa både interna & externa avvikelser
Generera uppgift i uppföljningssyfte åt en ansvarig direkt via avvikelsen
Bifoga filer
Välj om du vill skicka information om avvikelsen direkt till kunden
Skapa extrakostnad direkt från avvikelsen
Uppföljning genom modulen "Rapport - Avvikelser"

Generella systeminställningar > Avvikelser > Allmänna inställningar / Avvikelsetyper / Status

Rapport - projektuppföljning
Planeringsvy - Gantt chart
Nya funktioner i projektverktyg
Kassasystem
Bokning & uthyrningssystem
Språkstöd för hela WorkCloud

Klicka på nedanstående för att se vilka uppdateringar vi har gjort i tidigare versioner av WorkCloud.

Du har väl inte missat att ställa in dina GDPR-inställningar i WorkCloud?

Anonymisering, personsökning, säker identifiering och säkra uppgifter – klicka nedan för att läsa mer om hur du ställer in de olika funktionerna i WorkCloud.

Önskar du instruktioner för WorkCloud?

Ta en titt i vår WorkCloud-manual för att se om du hittar de instruktioner som du söker.

Observera att manualen för närvarande är under uppbyggnad.

WorkCloud 4.0

Du har väl inte missat att ställa in dina GDPR-inställningar i WorkCloud?

Önskar du instruktioner för WorkCloud?

Systemleverantör

Affärssystem & CRM

Kontakta oss

WorkCloud Affärssystem & CRM - Ett urval av våra moduler:

WorkCloud-moduler

Kontakta oss

Bli uppringd