Mötesmodul
Maximera effektiviteten i varje möte genom att samla planering, dokumentation och uppföljning i ett och samma system. Här kan ni enkelt bjuda in deltagare, skriva anteckningar och fördela arbetsuppgifter direkt under mötets gång. Genom att koppla filer och historik till rätt sammanhang säkerställer ni att alla beslut dokumenteras och att inga viktiga bollar tappas längs vägen.
Smidig mötesplanering
Tydliga anteckningar
Enkel uppföljning
Samlad historik
Enkla inbjudningar
Kopplade formulär
Tydligt ansvar
Smidig kommunikation
Exempel på funktioner i modulen
klicka här för att se mer
Enklare hantering
Optimerad administration
Fildelning
Kunder vill ofta veta hur de hanterar underlag. Att kunna ladda upp filer direkt på mötet som sedan finns tillgängliga för alla deltagare är en stark fördel som sparar tid letande i mappar.
Snabb kommunikation via SMS
Skicka bekräftelser eller påminnelser direkt till mötesdeltagarna från systemet. Som avsändare står ert företagsnamn vilket ger ett professionellt intryck. Detta minskar risken för uteblivna möten och säkerställer att alla har rätt information i god tid.
Effektivt samarbete med kollegor
Använd kommentarer för att kommunicera internt kring ett specifikt möte. Genom att nämna en kollega med ett snabel-a får denne en direktnotis i systemet eller via e-post. Det gör det enkelt att ställa frågor eller dela viktig information utan att lämna modulen.
Från diskussion till handling
Skapa och tilldela uppgifter direkt kopplade till mötet för att säkerställa att inget glöms bort. Du kan tilldela uppgifter till dig själv eller kollegor samt sätta deadlines. Detta skapar en tydlig ansvarsfördelning och gör uppföljningen av mötesbeslut enkel.
Kategorisera efter era behov
Skapa olika mötestyper som årsmöte eller avstämningsmöte för att få en bättre struktur i ert arbetssätt. Genom att skilja på olika sorters möten kan ni lättare sortera och följa upp specifika aktiviteter samt anpassa agendan efter mötets karaktär.
Visuell kontroll på läget
Definiera egna statusar och tillhörande färger för att snabbt få en överblick över var i processen varje möte befinner sig. De visuella färgkoderna hjälper teamet att på ett ögonblick identifiera vilka möten som är planerade, genomförda eller kräver extra uppmärksamhet.
Spara tid med färdiga agendor
Skapa färdiga mallar för agendor och mötesstrukturer som kan väljas med ett enkelt knapptryck vid registrering. Detta minimerar administrationen, sparar värdefull tid och säkerställer att alla möten av samma typ håller en konsekvent och hög kvalitet.
Anpassa modulen efter ert flöde
Konfigurera mötesmodulen så att den matchar just ert arbetssätt. Välj vilka fält som ska vara aktiva eller obligatoriska vid registrering för att säkerställa att rätt data alltid samlas in. Genom smarta inställningar underlättas administrationen för alla användare.
Kundkonversation
Kommunicera direkt med kunden via systemet genom ärenden, order eller arbetsorder. Konversationen sparas för teamets översikt och enkelt samarbete. Kunden får krypterat e-mail eller loggar in i kundportalen för att läsa och svara på meddelanden. Effektiviserar support, minskar svarstider och ökar kundnöjdheten.
Automationsregler
Skapa egna automatiserade regler för vad som ska hända vid specifika aktiviteter och vilka notifieringar som ska triggas när. Du kan t ex se till att du alltid får en påminnelse två dagar innan en deadline eller att det skapas en notis till ansvarig kollega vid vald händelse.
Generella funktioner
klicka på knapparna för att se mer
Uppgifter
Inga fler lösa lappar eller bortglömda uppgifter. Här skapar du enkelt uppgifter som du kan lägga på dig själv eller en kollega med tydlig deadline och prioritet! I Lobbyn har du alltid en aktuell överblick av vilka uppgifter som ska vara klara idag, i morgon eller nästa vecka.
Formulär & checklistor
Tidrapportering
Få en tydlig sammanfattning av nedlagd tid i de olika modulerna, skilj på nedlagd tid och fakturerbar tid och välj om du vill rapportera tid i timmar och minuter eller utifrån exakta klockslag. Förutom att rapportera tid som kan kopplas till fakturerbara aktiviteter så kan du också skapa extra orderrader i samband med tidrapportering när det tillkommer artiklar som inte blivit fakturerade tidigare.
Dokument & filer
Händelser & interna kommentarer
I händelseloggen kan du följa olika aktiviteter och faser i samtliga moduler – vad som har genomförts och när det skett. Du får en effektiv överblick av alla händelser och om du letar efter något eller vill göra en kollega uppmärksam på en del i processen så kan du skriva en kommentar och tagga personen som då får en notis om detta.
Android & iOS
WorkCloud App
Det har aldrig varit enklare att ge en nulägesbild till dina kollegor, var ni än befinner er. Med WorkCloud app så interagerar och administrerar ni företaget i realtid!
Du har ständig tillgång till alla kontakter, offerter, projektets faser och deadlines. Var du än är kan du smidigt rapportera tid, hantera utlägg, lägga order eller föra in uppgifter som annars riskerar att glömmas bort.
Och oavsett vilken tid på dygnet du föredrar att arbeta så kan du enkelt hantera dina arbetsorder och ärenden i appen. Precis var och när du vill!
Automationsregler
Skapa egna regler för de olika moduler som triggar igång notifieringar i notiscenter.
Exempel på triggers: status, datum, faser, specifika åtgärder m.m.
Leveransprojekt
Skapad av: Demo WorkCloud
Fas: Slutleverans
Typ av automation: Notismeddelande
Meddelande: Projektet är redo för slutleverans, informera kunden.
Regeln gäller: Alla
Skickas till: Kundansvarig
Arbetsorder
Skapad av: Demo WorkCloud
Från status: Väntar på bekräftelse
Till status: Bekräftad
Typ av automation: Notismeddelande
Meddelande: Ordern är bekräftad, påbörja leveransförberedelser.
Regeln gäller: Alla
Skickas till: Logistikavdelningen
Ärendehantering
Skapad av: Demo WorkCloud
Status: Brådskande
Typ av automation: Notismeddelande
Meddelande: En brådskande service har kommit.
Regeln gäller: Alla
Skickas till: Service & Support
Offertverktyg
Skapad av: Demo WorkCloud
Från status: Skickad
Till status: Godkänd
Typ av automation: Notismeddelande
Meddelande: Offerten har godkänts, skapa order.
Regeln gäller: Alla
Skickas till: Försäljningsavdelningen